1 - Godkendelse af dagsorden

Der er indsat nyt punkt 16 Skovlund - sognehus. Tidligere punkt 16 Eventuelt er rykket til punkt 17.

Dagsorden er herefter godkendt

2 - Provstiudvalgskassen 

Kvartalsrapport pr. 31.03.2022 for provstiudvalgskassen.

Budgetreserven pr. 31.03.2022

Anlægspuljen pr. 31.03.2022

Vedrørende formål 4:

Pulje til udviklingsplaner for kirkegårdene nedlukkes i 2022. Underskuddet på kr. 23.207,61 finansieres af provstiets frie midler.

Kvartalsrapport godkendt.

3 - Nr. Nebel-Lydum - salg af jord og skovrejsning

Genbehandling: Menighedsrådet fremsender anmodning om salg af jord. I henhold til vedlagte overdragelsesaftale til en pris på kr. 901.000. Samlede omkostninger ved salget beløber sig til kr. 29.000. Forventet salgsprovenu kr. 872.000.

Menighedsrådet anmoder samtidig om tilladelse til skovrejsning på et areal på 5,1 ha., og at udgiften til dette kr. 222.000 må finansieres af salgsprovenuet fra salg af ovennævnte jord.

Ved salg af ovennævnte jord bortfalder der en lejeindtægt på kr. 11.000 pr. år. Ved skovrejsning bortfalder der en lejeindtægt på kr. 18.100 pr. år.

Der vil blive søgt hektarstøtte til skovrejsningsarealet forventet indtægt kr. 9.000 pr. år Skovrejsningsarealet vil blive lejet ud til jagt kr. 3.500 pr. år.

Menighedsrådet oplyser, at der når skoven er blevet rejst, ikke vil være yderligere driftsudgifter.

Menighedsrådet oplyser samtidig, at de ønsker at anvende en del af salgsprovenuet til istandsættelse af personalefaciliteterne ved Lydum kirke.

Udsat indtil videre iflg. aftale pr. telefon den 8. april 2022 med Lasse Lyhne Christensen, Nr. Nebel - Lydum Menighedsråd

4 - Ølgod - kirkegård

Genbehandling:

Menighedsrådet fremsender anmodning om indretning af ny naturafdeling, udvidelse af urneafdeling og nyt lapidarium på Ølgod kirkegård.

Sagen er fremsendt til udtalelse hos kirkegårdskonsulent Anne Vium Skaarup.

Sagen har været fremsendt til udtalelse hos Anne Vium Skaarup. Kopi af udtalelse vedlægges.

Anlæg af ny naturafdeling jf. bilag 7 og udvidelse af urneafdeling jf. bilag 8 godkendes.

Vedrørende anlæg af lapidarium jf. bilag 9 og 10 ønsker provstiudvalget, at menighedsrådet genovervejer sagen og præsenterer et alternativt forslag til opstilling, hvor gravminderne ikke læner sig op at et gelænder, men opstilles som de har stået oprindeligt.

Bente Dalgas Kristiansen deltog ikke i punktet.

5 - Ølgod - kirkegård

Menighedsrådet fremsende projekt, budget kr. 116.700 og finansieringsplan for opsætning af ny kistekøler i kapellet på Ølgod kirkegård.

Menighedsrådet anmoder om bevilling af kr. 116.700 af anlægspuljen til finansiering af projektet.

Sagen er fremsendt til udtalelse hos bygningssagkyndig Kjeld Pedersen.

Sagen har været fremsendt til udtalelse hos bygningssagkyndig Kjeld Pedersen. Kopi af udtalelsen vedlægges.

Afgørelse:
Provstiudvalget godkender projekt, budget og finansieringsplan og bevilger op til kr. 116.700 af anlægspuljen til opsætning af ny køler i kapellet på Ølgod kirkegård, under forudsætning af at der i projektet tages højde for bygningskonsulentens udtalelse. Der tænkes særligt på punkt 5 og 6 om kondensafløb, udluftning og energikrav vedrørende køler.

Vejledning:
For at I kan få udbetalt midler fra anlægspuljen, skal I, når arbejdet er afsluttet, sende projektregnskab og oplysning om menighedsrådets kontonummer. Så vil vi sørge for, at pengene bliver overført. Hvis I har problemer med likviditeten, kan vi udbetale et acontobeløb, indtil regnskabet er færdigt.

Bente Dalgas Kristiansen deltog ikke i punktet.

6 - Næsbjerg - depotplads

Menighedsrådet fremsender revideret regnskab på kr. 487.617,89 for etablering af depotplads og grøn område ved Næsbjerg kirke.

Menighedsrådet anmoder om, at der udbetales yderligere kr. 22.711,29 af anlægspuljen.

Provstiudvalget tager regnskabet til efterretning, og bevilger yderligere kr. 22.711,29 af anlægspuljen.

Vi gør opmærksom på, at projektregnskabet skal følge kirkekassens regnskab som et biregnskab, i det år hvor projektet er afsluttet.

Beløbet vil blive overført til menighedsrådets konto.

7 - Næsbjerg - kirkegård

Menighedsrådet fremsender anmodning om godkendelse af budget for det reducerede forslag om stibelægning på Næsbjerg kirkegård.

Budget eksk. moms. kr. 636.243.

Budget inkl. moms kr. 795.303.

Forventet momsafløftning kr. 63.624.

Provstiudvalget bevilger kr. 645.000 inkl. moms af anlægspuljen til etablering af stibelægning på kirkegården.

Provstiudvalget anser stubfræsning og plantning af nye træer som en driftsudgift.

Menighedsrådet skal udarbejde det endelige projekt og fremsende det til godkendelse via byggesagssystemet.

Med henvisning til provstiudvalgets behandling af sagen den 10.11.21, anmodes menighedsrådet om at fremsende oplysning om, hvorvidt der er forhandlet om rådgiverhonoraret.

8 - Thorstrup - kirkegård

Menighedsrådet fremsender projekt, budget kr. 235.000, finansieringsplan og aftale om teknisk rådgivning og bistand for renovering af indgangsportalen mod øst ved Thorstrup kirkegård.

Menighedsrådet anmoder om bevilling af anlægspuljen på kr. 235.000.

Afgørelse:

Provstiudvalget bevilger op til kr. 235.000 af anlægspuljen til renovering af indgangsportal ved Thorstrup kirkegård.

Projektet er sendt til Ribe Stift, og I kan først igangsætte arbejdet, når I har modtaget stiftsøvrighedens godkendelse.

Vejledning om det videre forløb:

Licitationsresultat skal fremsendes til provstiudvalgets orientering.

Vi gøre opmærksom på, at det er menighedsrådets ansvar i samråd med arkitekten at følge udgifterne, således at budgettet for projektet overholdes. Såfremt budgettet overskrides, skal arbejdet stoppes, indtil der er fundet en afklaring af den økonomiske situation.

For nærmere aftale om udbetaling fra anlægspuljen skal I kontakte provstikontoret.

Når arbejdet er afsluttet, skal regnskab for projektet fremsendes til provstiudvalgets behandling.

9 - Aal - kirkegård

Menighedsrådet fremsender anmodning om godkendelse af revideret projekt, budget kr. 810.840, finansieringsplan og aftale om teknisk rådgivning og bistand for renovering af mandskabshus og materielgård ved Aal kirke.

Menighedsrådet anmoder om at bevillingen af anlægspuljen forhøjes med kr. 103.600.

Sagen har være fremsendt til udtalelse hos bygningssagkyndig Søren Kjær.

Provstiudvalget har den 12.10.21 bevilget en samlet budget på kr. 760.000, frigivet anlægsopsparing på kr. 345.968 og bevilget kr. 362.400 af anlægspuljen til projektet.

Afgørelse:
Sagen har været fremsendt til udtalelse hos bygningskonsulent Søren Kjær, hvis udtalelse vedlægges.

Provstiudvalget godkender projekt.

Provstiudvalget godkender et samlet budget på kr. 810.840 under forudsætning af, at arbejdet udbydes enten i fagentreprise eller i hovedentreprise til mindst 3 tilbudsgivere. Der henvises til Søren Kjærs udtalelse af 5. oktober 2021.

Provstiudvalget frigiver anlægsopsparinger på i alt kr. 344.897 som beror i kirkekassen og bevilger op til kr. 466.000 af anlægspuljen.

Vejledning:
Aftale om teknisk rådgivning og bistand skal fremsendes til provstiet i underskrevet stand.

Licitationsresultat skal fremsendes til provstiudvalgets orientering.

Vi gøre opmærksom på, at det er menighedsrådets ansvar i samråd med arkitekten at følge udgifterne, således at budgettet for projektet overholdes. Såfremt budgettet overskrides, skal arbejdet stoppes, indtil der er fundet en afklaring af den økonomiske situation.

For nærmere aftale om udbetaling fra anlægspuljen skal I kontakte provstikontoret.

Når arbejdet er afsluttet, skal regnskab for projektet fremsendes til provstiudvalgets behandling.

10 - Tistrup - sognehus og mandskabsfaciliteter

Menighedsrådet fremsender projekt, budget kr. 517.400 og finansieringsplan for nyt stråtag på sognehuset/kirkegårdskontor m.v.

Menighedsrådet anmoder om brug af frie midler kr. 150.000, Kirke - og embedskapitaler kr. 186.400 og om at restbeløbet kr. 181.000 bevilges af anlægspuljen.

Sagen er fremsendt til udtalelse hos bygningssagkyndig Kjeld Pedersen.

Sagen har været fremsendt til udtalelse hos bygningskonsulent Kjeld Pedersen. Kopi af udtalelse vedlægges.

Med henvisning til Kjeld Pedersens udtalelse kan provstiudvalget ikke godkende projekt, budget og finansieringsplan på det foreliggende grundlag.

Menighedsrådet skal foranledige, at der udarbejdes et nyt projekt, hvori de af bygningskonsulenten påpegede projektændringer skal indarbejdes.

Det nye projekt, budget og finansieringsplan skal fremsendes som en ny sag via byggesagssystemet.

Det tilkendegives, at provstiudvalget er sindet at bevilger midler til projektet, når der foreligger et projekt, der kan godkendes.

11 - Øse - kirkegårdsvedtægt

Menighedsrådet fremsender ny vedtægt for Øse kirkegård godkendt af menighedsrådet den 09.02.2022.

PU har behandlet Øse Menighedsråds udkast til kirkegårdsvedtægt for Øse Kirkegård.
Følgende skal ændres, for at PU kan godkende vedtægten:

A. Kirkegårdens bestyrelsesforhold: Her skal tilføjes kontaktoplysninger på både menighedsråd og graver – det vil sige mailadresse til menighedsrådet samt telefonnummer og mailadresse til graver.

D. Bestemmelser vedrørende de enkelte afdelinger: Dette afsnit skal formuleres, så det bliver til at forstå for andre end dem, der arbejder på kirkegården.

Afd. A: Hvad betyder ”Kistegravsted med plade i plæne, skal være 50 x 70 max 2 gravpladser”? 50 x 70 hvad? Og hvad betyder ”max 2 gravpladser" i denne sammenhæng?
Og hvad skal være 50 x 70 – gravstedet eller stenen?
Findes der både afdeling med mindeplade-sten og traditionelle gravsteder i afd. A?
I så fald skal det beskrives i hver sit afsnit under afd. A.
Her skal det også fremgå, om det kræves, at man tegner legat for de traditionelle gravsteder i afdelingen.

Afd. B her gælder det samme – hvad er ”Kisteplads med plade i plæne 50 x 70”?
Og hvis der er flere typer gravsteder i afdelingen, skal typerne beskrives hver for sig.

Afd. C er slet ikke omtalt. Det skal den være, også hvis man ikke kan erhverve et gravsted her pga. udviklingsplanen.

Afd. D: Igen skal det anføres, hvad der menes med ”50 x 70”.

Afd. E: skal beskrives nøjere, så man ved, hvad det betyder, at der står ”Familiegravsteder kan videreføres”.
Er det alle slægtninge, der kan blive begravet i familiegravstederne?
Eller er det kun ægtefæller og forældre til den/dem, der allerede er begravet i gravstedet?
Dette skal præciseres.
Endvidere skal det fremgå, at det er denne afdeling, hvor gravstederne vender syd-nord, jf. § 3.

Hvad betyder det, at ”for alle gravsteder gælder, at de følger kirkegårdens grus”? Det skal forklares nærmere.

E. Fredningstider: Her skal afsnittet fra vejledningen slettes, så det bliver mere overskueligt, hvor lang fredningstiden for børnegrave og voksengrave er. Det vil sige, at følgende skal slettes: ”For børnegrave kan der fastsættes en kortere fredningstid end 20 år, men den skal også for disse grave være så lang, at kister og lig kan nedbrydes, inden fredningsperioden udløber.”

F. Erhvervelse af gravsted, § 13, stk. 4: Her er kommet for mange ord med. Rettes til: ”Der kan reserveres et gravsted mod betaling i henhold til takstvedtægt for samtlige kirkegårde i Varde Provsti.”

Den videre behandling afventer modtagelse af ny vedtægt, hvor menighedsrådet har taget stilling til og indarbejdet ovennævnte.

12 - Janderup - Salg af jord

Menighedsrådet fremsender opgørelse over provenu kr. 448.306,17 fra salg af jord og skov tilhørende Janderup Kirke.

Beløbet indbetales til kirke- og embedskapitaler i Ribe Stift.

Provstiudvalget tager regnskabet til efterretning.

Vi gør opmærksom på, at regnskabet for salget skal følge kirkekassens regnskab som et biregnskab, i det år hvor salget er afsluttet.

Lise Hindsholm deltog ikke i punktet.

13 - Ovtrup - cykelsti

Menighedsrådet fremsender anmodning om vederlagsfrit overdragelse af jord til Varde Kommune til anlæg af cykelsti nord for kirken.

Provstiudvalget godkender den vederlagsfri overdragelse af jord til Varde Kommune.

Vi havde foretrukket, at provstiudvalget var blevet inddraget i sagen på det tidspunkt, da der endnu kunne forhandles et vederlag. Der findes i lovgivningen ingen hjemmel for at forære kirkens jord bort uden vederlag.

14 - Alslev - præstegård

enighedsrådene fremsender regnskab kr. 49.841,68 vedrørende bevilling til rådgiverhonorar af 20.02.2019 til diverse undersøgelser m.v. af Alslev præstegård.

Provstiudvalget tager regnskabet til efterretning og udbetaler kr. 49.841,68 af anlægspuljen.

Vi gør samtidig opmærksom på, at projektregnskabet skal følge kirkekassens regnskab som et biregnskab, i det år projektet er afsluttet.

Lise Hindsholm deltog ikke i punktet.

15 - Ølgod - præstegård

Pastoratets menighedsråd anmoder om møde med provstiudvalget for revurdering af budget for præstegården Rønnevænget 25, Ølgod.

Provstiudvalget inviterer Strellev og Ølgod Menighedsråd til møde den 28. juni kl. 15.00 på provstikontoret for revidering af præstegårdsbudgettet. Hvis menighedsrådene ønsker det, kan de indkalde deres regnskabsfører til at deltage i mødet.

Menighedsrådene bedes medbringe udkast til nyt budget.

Ligeledes bedes I medbringe følgende udskrifter fra Brandsoft for henholdsvis regnskab 2021 og budget 2022 for formål 51:

Budget, formål
Kontospecifikation, formål

16 - Skovlund - sognehus

Menighedsrådet fremsender anmodning om godkendelse af rådgiveraftale vedrørende opførelse af nyt sognehus.