1 - Godkendelse af dagsorden

Godkendt.

2 - Provstiudvalgskassen

Ribe Stift fremsender godkendelse af regnskab 2021 for provstiudvalgskassen.

Ingen bemærkninger.

3 - Provstiudvalgskassen

Ribe Stift fremsender meddelelse om forvaltningstilsyn vedrørende kvartalsrapport pr. 30.09.2022.

Ingen bemærkninger.

4 - Kirkekasserne - Budget 2023

Provstiet har gennemgået de af menighedsrådene fremsendte budgetter for 2023.

5 - Kirkekasserne - kvartalsrapport

Behandling af kirkekassernes kvartalsrapporter pr. 30.09.2022 i det nogle kasser er hårdt pressede på grund af de øgede energiomkostninger.

De afleverede kvartalsrapporter finder I i DATAARKIVET under regnskab 2022 og regnskabsmateriale for det enkelte sogn.

OBS: Forbered hver især de kasser I har ansvar for.

For at provstiudvalget kan følge økonomien i kirkekasserne, er det nødvendigt, at der sammen med kvartalsrapporten fremsendes bemærkninger til de poster der væsentlig afviger fra budgettet.

Provstiudvalget imødeser, at der fra 1. kvartal 2023 medsendes bemærkninger. Samtidig præciseres det, at kvartalsrapporter skal indlæses rettidig i dataarkivet/kirkeportalen.

6 - Janderup - Synsudskrift

Synsudskrift 2022 for Janderup kirke.

Godkendt under forudsætning af budgetmæssig dækning.

7 - Lunde - kirken

Menighedsrådet fremsender projekt, budget kr. 18.553 og finansieringsplan for udskiftning af dør i kirketårnet mod syd.

Menighedsrådet anmoder om at projektet finansieres af menighedsrådets frie midler.

Provstiudvalget godkender, at projektet finansieres af menighedsrådets frie midler.

Projektet er sendt til Ribe Stift, og I kan først igangsætte arbejdet, når I har modtaget stiftsøvrighedens godkendelse.

Når arbejdet er afsluttet, skal regnskab for projektet fremsendes til provstiudvalgets behandling.

Thorkild Møller Christensen deltog ikke i punktet.

8 - Lunde - præstegård

Menighedsrådene fremsender anmodning om godkendelse af projekt, budget kr. 253.375, finansieringsplan og aftale om teknisk rådgivning og bistand vedrørende nedlægning af dræn ved Lunde præstegård.

Menighedsrådene anmoder om bevilling af anlægspuljen til finansiering af projektet.

Sagen er fremsendt til konsulentudtalelse.

Sagen har været fremsendt til udtalelse hos bygningskonsulent Søren Kjær. Kopi af udtalelsen vedlægges.

Afgørelse:
Provstiudvalget godkender det fremsendte projekt og bevilger kr. 253.375 af anlægspuljen til finansiering af projektet.

Vejledning:
Licitationsoversigt og beslutning om hvem der vælges skal fremsendes til provstiudvalgets orientering.
Vi gør opmærksom på, at det er menighedsrådets ansvar i samråd med ingeniøren at følge udgifterne, således at budgettet for projektet overholdes. Såfremt budgettet overskrides, skal arbejdet stoppes, indtil der er fundet en afklaring af den økonomiske situation.

For nærmere aftale om udbetaling fra anlægspuljen skal I kontakte provstikontoret.

Når arbejdet er afsluttet, skal regnskab for projektet fremsendes til provstiudvalgets behandling.

Thorkild Møller Christensen deltog ikke i punktet.

9 - Aal - kirken

Menighedsråder fremsender anmodning om godkendelse af, at sagen vedrørende renovering af vinduer og tagkonstruktion ikke skal sendes i udbud, og at rådet i stedet må arbejde videre med lokal håndværker.

Skrivelse fra arkitekt Hans Lund er vedlagt.

Provstiudvalget godkender at renovering af vinduer og tagkonstruktion ikke sendes i udbud, under forudsætning af at arkitekt Hans Lunds anbefalinger i skrivelse af 21. november 2022 følges.
Det gælder særligt, at der bedes om et nyt overslag, og at det betinges, at vinduerne udbedres stykvis samt at der løbende skal holdes kontrol med og oplyses om arbejdernes omfang og udgifterne ved dem, så menighedsrådet ikke risikerer at ende med en regning, der er uventet stor.

Bevillingen på op til kr. 250.000 af anlægspuljen skal overholdes.

10 - Ølgod - Bejsnap kirke

Menighedsrådet fremsender projekt, budget kr. 89.000 og finansieringsplan for opsætning af varmestyring i Bejsnap kirke.

Menighedsrådet anmoder om bevilling på kr. 89.000 af 5%-reserven til finansiering af projektet.

Afgørelse:
Provstiudvalget bevilger op til kr. 89.000 af anlægspuljen til finansiering af varmestyring i Bejsnap kirke. Bevillingen er en del af det tidligere hensatte beløb på kr. 1,5 mil. til diverse renoveringer i Bejsnap kirke.

Projektet er sendt til Ribe Stift, og I kan først igangsætte arbejdet, når I har modtaget stiftsøvrighedens godkendelse. Der skal indhentes minimum 3 tilbud på arbejdet.

Vejledning:
Tilbudsoversigtoversigt og beslutning om hvem der vælges skal fremsendes til provstiudvalgets orientering.
Vi gør opmærksom på, at det er menighedsrådets ansvar at følge udgifterne, således at budgettet for projektet overholdes. Såfremt budgettet overskrides, skal arbejdet stoppes, indtil der er fundet en afklaring af den økonomiske situation.

For nærmere aftale om udbetaling fra anlægspuljen skal I kontakte provstikontoret.

Når arbejdet er afsluttet, skal regnskab for projektet fremsendes til provstiudvalgets behandling.

Bente Dalgas Christiansen deltog ikke i punktet.

11 - Ølgod - kirken

Menighedsrådet fremsender anmodning om bevilling af kr. 87.275 af 5%-reserven til dækning af udgifter til rensning af Ølgod kirkes orgel for skimmelsvamp.

Provstiudvalget bevilger op til kr. 87.275 af 5%- reserven til rensning af orglet i Ølgod kirke.

For udbetaling af midler af 5%-reserven, skal der når arbejdet er afsluttet, fremsendes regnskab bilagt dokumentation for de afholdte udgifter.

Bente Dalgas Christiansen deltog ikke i punktet.

12 - Ølgod - Bejsnap Kirke

Menighedsrådet fremsender anmodning om fastholdelse af bevilling af anlægspuljen i 2021, da projektet endnu ikke har været i licitation.

Det forventes, at der afholdes licitation i januar 2023.

Provstiudvalget har i 2021 henlagt i alt kr. 1,5 mil. til diverse renoveringer i Bejsnap kirke.

Provstiudvalget fastholder bevillingen af 26.08.2021 på op til kr. 745.000 til reparation af tagrytter og etablering af adgangsvej til loftrum ved Bejsnap kirke under forudsætning af, at arbejdet udføres og afsluttes i 2023.

Herudover har vi d.d. bevilget kr. 89.000 til varmestyring i Bejsnap kirke, som også finansieres af bevillingen på kr. 1,5 mil.

Restbeløbet af kr. 1,5 mil. i alt kr. 666.000 tilbageføres til den fælles anlægspulje. Når der opstår behov for yderligere midler til anlægsopgaver, skal menighedsrådet søge om dette via budgetprocessen.

Bente Dalgas Christiansen deltog ikke i punktet.

13 - Vester Starup - kirken

Menighedsrådet fremsender slutregnskab kr. 65.256,76 for renovering af sideskabe og knæfald i Vester Starup kirke.

Provstiudvalget har den 17.03.2022 godkendt et samlet budget på kr. 54.750, hvoraf kr. 5.250 finansieres af anlægspuljen.

Budgettet er overskredet med kr. 10.506,76 og menighedsrådet anmoder om bevilling af anlægspuljen til finansiering af underskuddet.

Provstiudvalget tager projektregnskabet til efterretning og bevilger yderligere kr. 10.506,76 af anlægspuljen.

Vi gør opmærksom på, at projektregnskabet skal følge årsregnskabet som et biregnskab i det år, hvor projektet er afsluttet.

14 - Årre - Mandskabsfaciliteter

Menighedsrådet fremsender rådgiveraftale vedrørende opførelse af nye mandskabsfaciliteter ved Årre kirkegård.

Rådgiverkontrakten har været fremsendt til udtalelse hos Ribe Stift. Stiftets udtalelse vedlægges.

Provstiudvalget anbefaler, at stiftets bemærkninger indarbejdes i rådgiverkontrakten.

Provstiudvalget imødeser modtagelse af revideret kontrakt.

Provsten bemyndiges til at vurdere om kontrakten indeholder stiftets bemærkninger og i givet fald godkende den.

15 - Varde - Østerlund kirkegård

Menighedsrådet meddeler, at de har besluttet at stoppe projektet vedrørende flytning af materialegård på Østerlund kirkegård.

Menighedsrådet får derfor for nuværende ikke brug for bevillingen af anlægspuljen.

Taget til efterretning.

16 - Vester Starup - kirkegård

Menighedsrådet fremsender anmodning om godkendelse af ny kirkegårdsvedtægt for Vester Starup kirkegård.
Godkendt af menighedsrådet den 23.11.2022

Godkendt.

17 - Henne - Lønne - Referater

I forbindelse med en byggesag har vi modtaget referat fra menighedsrådet behandling af sagen, som ikke er underskrevet. Kassereren har oplyst, at menighedsrådet har truffet beslutning om, at referater er godkendt, såfremt der ikke er gjort indsigelse inden 5 dage efter, det er udsendt. Referatet bliver ikke underskrevet efterfølgende. Vi har anmodet Ribe Stift om en redegørelse/vejledning om regler for dagsorden/referat.

Redegørelse fra Sussie Glud Viig er vedlagt.

Med henvisning til vedlagte udtalelse fra Sussie Viig Glud skal vi hermed præcisere, at referater fra menighedsrådsmøder skal underskrives på mødet af alle, der har deltaget i mødet.

Vi vil samtidig anbefale, at I fremadrettet laver en nummerering på referatet, enten i form af mødenummerering eller fortløbende sidenummerering fra møde til møde. Dette giver en sikkerhed i, at et referat ikke kan forsvinde, uden at det opdages.

18 - Jord ejet af menighedsråd

Drøftelse af og principbeslutning om fremtidig drift af jord ejet af menighedsråd.

Kan det anbefales, at jorden sælges?
Kan det anbefales, at der plantes skov?
Kan det anbefales, at jorden bortforpagtes til landbrug?
Kan det anbefales, at jorden bortforpagtes til opstilling af solcellepark?

Oversigt over forpagtningskontrakter af 30. marts 2022 vedlægges.

Provstiudvalgt beslutter at støtte op om fremtidig udnyttelse af jord som gavner reduktionen af CO2.

19 - Seminar om grøn omstilling

Orientering om status for seminardag om grøn omstilling og planlægning af det videre forløb.

Thorkild Møller Christensen kontakter Henne-Lønne og Ansager for tilmelding da de ejer jord.

Øvrige ikke tilmeldte rykkes for tilmelding senest den 14.12.22.

20 - Præstegårde - skimmelsvamp

Præsternes arbejdsmiljørepræsentant Peter Gjelstrup og tillidsrepræsentant Mette Hvid-Olsen fremsender oplæg til screening af præstegårdene for skimmelsvamp.

Der skal træffes principbeslutning om hvorvidt det er noget der ønskes indført i Varde provsti

Hvis ja, skal der tages stilling til finansieringen.

Provstiudvalget afventer stiftets udspil.

Provstiudvalget vil lave et forsøg med undersøgelse af Henne-Lønne præstegård i forbindelse med næste provstesyn eller ved præsteskifte.

21 - Arbejdsgruppe - Bygningskonsulent

Orientering fra arbejdsgruppen vedrørende ansættelse af bygningskonsulent.

Erik Juhl og Steen Lauritz Andersen orienterede om status.

Det forventes, at udvalget har et oplæg klar til det forberedende budgetsamråd.

22 - Eventuelt

Intet.

23 - Rousthøje - kirkegård

Ribe Stift fremsender afgørelse om ny låge til Rousthøje kirkegård.

24 - Varde - Østerlund Kirkegård

Ribe Stift fremsender afgørelse vedrørende etablering af ekstra indgang til Østerlund kirkegård.