Referat af 10. oktober 2024
Referat af 10. oktober 2024
Referat
Provstiudvalgsmøde den 10. oktober 2024 kl. 14.00-17.00
Deltagere: Bente Dalgas Kristiansen, Ejnar Kudsk, Erik Juhl, Lise Hindsholm, Steen Lauritz Andersen, Thorkild Møller Christensen
Afbud: Anne Mette Wind Gundesen
| Mødepunkt | Referat |
| 1 - Godkendelse af dagsorden | Godkendt men afbud fra kommunaldirektøren. |
| 2 - Kostprisberegning - Spørgsmål Kim Schmidt deltager på mødet og vil besvare spørgsmål fra Provstiudvalget. | Kim Schmidt orienterede om kostprisberegningen. |
| 3 - Kirkegårdstakster 2025 | Godkendt. Provstiudvalget godkendte på budgetseminar den 16. august 2024 forslag til fastsættelse af nye kirkegårdstakster med undtagelse af grandækning, som kun forhøjedes med kr. 12 pr. gravplads, og at taksterne fremskrives til 2025 niveau i november 2024 når fremskrivningen forelå fra GIAS. Den udmeldte fremskrivning fra GIAS er på 1,1%. |
4 - Provstiudvalgskassen | Provstiudvalget gøres opmærksom på, at kr. 4.200 bevilget af 5%-midlerne til Janderup menighedsråd i 2023 endnu ikke er udbetalt. Taget til efterretning. |
| 5 - Provstiudvalgskassen - Udkast til budget 2025 Udkast til budget 2025 for PUK-kassen | Varde Provstiudvalg, CVR-nr. 21233307, Budget 2025, , Endelig budget afleveret d. 10-10-2024 15:51 Godkendt. |
| 6 - Vejledning om folkekirkens lokale kassers budget, regnskab og revision m.v. I forbindelse med, at Provstiudvalg og Menighedsråd ikke længere er omfattet af indskydergarantien, skal Provstiudvalget mindst én gang årligt jf. foretage en risikovurdering af midlernes placering, herunder provstiudvalgskassens reserve (5%) punkt 6.9 i Vejledning om folkekirkens lokale kassers budget regnskab og revision m.v. | Provstiudvalget for Varde Provsti vurderer, at midlerne er sikkert anbragt. |
| 7 - Kvartalsrapporter 2. kvt. 2024 Behandling af kirkekassernes kvartalsrapporter pr. 30.06.2024. Som noget nyt har menighedsrådene mulighed for at vedlægge bilag, synliggjort ved en grøn clips ved siden af kvartalsrapporten. De afleverede kvartalsrapporter finder I på Kirkeportalen. OBS, forbered hver især de kasser, I har ansvaret for. | Provstiudvalgsmedlemmerne har gennemgået kvartalsrapporterne fra de menighedsråd, de er tilknyttede. Ingen bemærkninger. |
| 8 - Årsregnskab 2023 Revisionsbemærkninger vedr. kirkekassernes årsregnskaber 2023 er modtaget i provstiet. Cirkulære nr. 9325 af 25/04/2023 om folkekirkens lokale kassers budget, regnskab og revision m.v. § 16. Hvis provstiudvalget igennem sit forvaltningstilsyn med et menighedsråd har andre bemærkninger til regnskabet end de af revisionen anførte, kan provstiudvalget anmode provstirevisor om at tage sådanne bemærkninger op til nærmere overvejelse. Såfremt provstiudvalget herefter fortsat ikke finder forholdet løst tilfredsstillende, kan provstiudvalget indsende en redegørelse til stiftsøvrigheden for stiftsøvrighedens sagsbehandling. Redegørelsen til stiftsøvrigheden kan indeholde indstilling om igangsætning af anden revisionsbistand. | Provstiudvalgsmedlemmerne skal forberede de kasser, de hver især er ansvarlige for til mødet den 8. november 2024. Menighedsrådene skal behandle revisionsprotokollaterne på et menighedsrådsmøde senest den 15. oktober 2024 og uploade underskrevne referater af mødet på Kirkeportalen umiddelbart efter mødet. |
| 9 - Forslag til mødedatoer 2025 Medbring venligst jeres kalendere ift. udkast til mødedatoer i 2025. | Udkast rettes til som aftalt på mødet og sendes til Provstiudvalg, Menighedsråd og offentliggøres på hjemmesiden. |
| 10 - Ansager - Niveaufri adgang til kirken Ansager menighedsråd er bevilget op til kr. 757.400 af anlægsreserven til etablering af niveaufri adgang til Ansager Kirke. Ribe Stift har godkendt etableringen forudsat opfyldelse af konsulenternes bemærkninger jf. godkendelse af 29. april 2024. Provstiudvalget bedes godkende vedlagte materiale til udbud. | Provstiudvalget har godkendt finansieringen og har ikke ansvaret for at udbudsmaterialet er i orden, dette er rådgiverens ansvar. Provstiudvalget skal kun inddrages hvis bevillingen ikke rækker til resultatet af licitationen. Licitationsoversigt og beslutning om hvem der vælges skal fremsendes til provstiudvalgets orientering. |
| 11 - Ansager - Reserven - Renovering af dige Ansager menighedsråd fremsender projekt og rådgiveraftale til provstiudvalgets godkendelse. Menighedsrådet er i budget 2022 imødekommet med at måtte søge kr. 750.000 af anlægsreserven til renovering af kirkedige når der forelå et projekt. Menighedsrådet rettede henvendelse til provstiet ultimo 2023 for at sikre at penge stadig var øremærkede. | Provstiudvalget godkender den fremsendte rådgiveraftale og er sindet at bevilge op til kr. 750.000 af reserven til renovering af dige i Ansager. Provstiet imødeser modtagelse af revideret projekt med opdaterede priser sendt via byggesagsmodulet på FIN - Byggesagsmodulet (sharepoint.com). Den endelige bevilling vil blive fastsat på et kommende provstiudvalgsmøde. |
| 12 - Ansager - Reserven Regnskab vedr. støjreducering og istandsættelse af præstegård Provstiudvalget har tidligere på møde den 23. februar 2024 bevilget kr. 943.000 af anlægsreserven til ombygning af 1. sal ift. støjgener. Ombygningen er nu færdiggjort og regnskabet viser, at der er forbrugt kr. 1.022.140 men deri er indeholdt kr. 62.765 som vedrører istandsættelse af præstegården ifm. præsteskifte. Provstiudvalget var jf. referat af møde den 21. august 2024 sindet at bevilge kr. 340.000 af anlægsreserven til istandsættelse af præstegården og omlægning af bl.a. stendige i præstegårdshaven. Menighedsrådet anmoder derfor om at bevillingen til ombygning hæves med kr. 79.100, så den samlede bevilling til ombygning af 1. sal samt istandsættelse ifm. præsteskifte bliver på kr. 1.022.100. | Provstiudvalget bevilger yderligere kr. 79.100 til ombygning af præstegården ift. støjgener samt Vi gør samtidig opmærksom på, at projektregnskabet skal følge kirkekassens regnskab som et biregnskab det år, projektet er afsluttet. Sagen er hermed afsluttet.
|
| 13 - Ansager - Reserven - Præstegårdshaven Ansager menighedsråd søger om kr. 200.000 af anlægsreserven til udførelse af haveprojekt i præstegårdshaven. Ved provstesyn ifm. præstens fraflytning blev stendiget i haven drøftet ift. sikkerhed, hvorfor diget bør omlægges, så det er i flere niveauer samt ændring af haven ift. støjgener fra naboen. Provstiudvalget var jf. referat af møde den 21. august 2024 sindet at bevilge kr. 340.000 af anlægsreserven til istandsættelse af præstegården og omlægning af bl.a. stendige i præstegårdshaven. Menighedsrådet har fremsendt skitse og tilbud på omlægning af stendige samt ændring af haven Tilbud på opgaven med stendiget: kr. 174.500 Ekstra arbejdstimer til graver 60 timer: kr. 21.000 Indkøb af planter: kr. 4.500 Totalt kr. 200.000 | Provstiudvalget bevilger op til kr. 107.000 af anlægsreserven til omlægning af præstegårdshave |
| 14 - Blåvandshuk - Aftale vedr. Ho præstegård Blåvandshuk fremsender aftale vedr. pasning af udendørs arealer og betaling af forbrugsudgifter ved Ho præstegård til Provstiudvalgets godkendelse. | Provstiudvalget godkender aftalen og menighedsrådet opfordres til at indgå en aftale så snart en ny præst ansættes. |
| 15 - Janderup - Reserven - Ansøgning om midler Ældreplejepræsten og provsten anmoder om at bevillingen til ældreplejepræstens projekt i 2024 udvides med en timeløn til organisten ved erindringsmøder. Det vil dreje sig om 4 x 2 timer, anslået timeløn 300 kr. Janderup Menighedsråd søger derfor om ca. 2.400 kr. i 2024. Lise Hindsholm deltog ikke i punktet. | Provstiudvalget bevilger op til kr. 2.400 af 5%- reserven til dækning af organistens løn til 4 erindringsmøder á 2 timer i 2024. |
| 16 - Lunde - Reserven - Renovering af graverhus Lunde Menighedsråd søgte om kr. 1.560.700 af Reserven til renovering og udvidelse af graverhuset ved Lunde Kirke. Lunde menighedsråd måtte ifm. budget 2024 søge om kr. 700.000 af anlægsreserven når projektet var klart. Projektet er på provstiudvalgsmøde igen idet der nu er en udtalelse fra provstiets bygningssagkyndige. | Provstiudvalget godkender projektet og at der bygges for kr. 1.560.700 men provstiudvalget bevilger kun op til kr. 1.260.700 af anlægsreserven, så menighedsrådet skal selv finansiere kr. 300.000 af frie midler. Licitationsoversigt og beslutning om hvem der vælges skal fremsendes til provstiudvalgets orientering. Udbetaling fra Reserven: For at I kan få udbetalt midler fra reserven, skal I, når arbejdet er afsluttet, sende projektregnskab og oplysning om menighedsrådets kontonummer. Så vil vi sørge for, at pengene bliver overført. Hvis I har problemer med likviditeten, kan vi udbetale et acontobeløb, indtil regnskabet er færdigt. Thorkild Møller Christensen deltog ikke i punktet. |
| 17 - Thorstrup - Reserven - Udvidelse af redskabsbygning Thorstrup menighedsråds projekt vedr. udvidelse af redskabsbygning er godkendt af Ribe Stiftsøvrigheden og Fredningsnævnet ultimo 2023. I budget 2025 er Thorstrup menighedsråd bevilget op til kr. 273.500 af anlægsreserven. Provstiudvalget bedes godkende, at Thorstrup menighedsråd bevilges op til kr. 273.500 til udvidelse af redskabsbygningen. | Ved en beklagelig fejl har provstiet ikke fået indhentet udtalelse fra provstiets bygningssagkyndige. Et projekt af denne størrelse skal sendes i licitation. Rådgiver i denne licitation kan ikke være budgiver. Nuværende projekt kan kun bruges, hvis nuværende rådgiver ikke byder på arbejdet. Menighedsrådet bedes meddele provstiet om projektet fortsættes med nuværende rådgiver eller nyt projekt igangsættes. |
| 18 - Besøg af Kommunaldirektøren, Varde Kommune Kommunaldirektør, Henning Haahr Pedersen, Varde Kommune kommer på besøg. | Kommunaldirektøren meldte afbud. |
| 19 - Vester Starup - Reserven - Sognehus - Istandsættelse facader Vester Starup søger om kr. 110.000 til istandsættelse af facader på Sognehuset. Der er nu 2 sammenlignelige tilbud. Anker Ravn Knudsen har udtalt sig om tilbuddene. Udtalelse fra provstiets bygningssagkyndige er vedlagt. | Provstiudvalget bevilger op til kr. 110.000 af anlægsreserven til istandsættelse af facader på Sognehuset. Udbetaling fra Anlægsreserven : For at I kan få udbetalt midler fra anlægsreserven, skal I, når arbejdet er afsluttet, sende projektregnskab og oplysning om menighedsrådets kontonummer. Så vil vi sørge for, at pengene bliver overført. Hvis I har problemer med likviditeten, kan vi udbetale et acontobeløb, indtil regnskabet er færdigt. |
| 20 - Eventuelt Mødeleder den 8. november 2024 er Erik Juhl | Mødeleder den 13. december 2024 er Bente Dalgas Kristiansen |
| 21 - Møde med Horne vedr. eventuel kirkerenovering Møde med Horne Menighedsråd bliver den 24. oktober 2024 kl. 14-15.30 i Horne. | Taget til efterretning. |
Referat af 10. oktober 2024
CVR nr.: 21233307 - EAN nr.: 5798000856660