Referat af 8. november 2024
Referat af 8. november 2024
Referat
Provstiudvalgsmøde den 8. november 2024 kl. 8.30-11.30
Deltagere: Anne Mette Wind Gundesen, Bente Dalgas Kristiansen, Ejnar Kudsk, ErikJuhl, Lise Hindsholm, Steen Lauritz Andersen, Thorkild MOller Christensen
| Mødepunkt | Referat |
| 1 - Godkendelse af dagsorden | Godkendt men mødet varer kun 3 timer. |
| 2 - PUK - Kvartalsrapport pr. 30.09.2024 Kvartalsrapport pr. 30.09.2024 inkl. bemærkninger Budget, formål pr. 30.09.2024 Anlægsreserve pr. 30.09.2024 5%-reserve pr. 30.09.2024 Ribe Stifts godkendelse af kvartalsrapport pr. 30.06.2024 er vedlagt til orientering. | Godkendt og Ribe Stifts godkendelse tages til efterretning. |
| 3 - Reviderede mødedatoer 2025 Uafklarede datoer/steder | Tidspunkt for mødet med Varde Kommune er den 9. september 2025 kl.13-17. Andre datoer rettes til som aftalt. |
| 4 - Årsregnskab 2023 - Revisionsbemærkninger til kirkekasserne Revisionsbemærkninger vedr. kirkekassernes årsregnskaber 2023 er modtaget i provstiet. Cirkulære nr. 9325 af 25/04/2023 om folkekirkens lokale kassers budget, regnskab og revision m.v. § 16. Hvis provstiudvalget igennem sit forvaltningstilsyn med et menighedsråd har andre bemærkninger til regnskabet end de af revisionen anførte, kan provstiudvalget anmode provstirevisor om at tage sådanne bemærkninger op til nærmere overvejelse. Såfremt provstiudvalget herefter fortsat ikke finder forholdet løst tilfredsstillende, kan provstiudvalget indsende en redegørelse til stiftsøvrigheden for stiftsøvrighedens sagsbehandling. Redegørelsen til stiftsøvrigheden kan indeholde indstilling om igangsætning af anden revisionsbistand. Provstiudvalgsmedlemmerne skal forberede de kasser, de hver især er ansvarlige for til mødet den 8. november 2024. | En del menighedsråd forholder sig ikke aktivt til revisionsprotokollaterne. Menighedsrådene bedes forholde sig til bemærkningerne og indføre det i beslutningsreferat fra menighedsrådsmødet, hvor protokollatet er behandlet. Provstiet undersøger manglende bi-regnskaber i Ovtrup og Lunde. På provstiudvalgsmøde i februar 2025 drøftes tydeliggørelse af bemærkninger. Provstiudvalget vil gerne have revisiors kommentar til bemærkningen i Vardes regnskab vedr. VAMS. Derudover en generel drøftelse af hvordan bi-regnskaberne gerne skal se ud. |
| 5 - Agerbæk - Reserven - Regnskab vedr. præsteboligen, Storegade 35 Agerbæk menighedsråd fremsender regnskab vedr. renovering/ombygning af præsteboligen, Storegade 35, 6753 Agerbæk. Menighedsrådet er på provstiudvalgsmøde den 23. februar 2024 bevilget op til kr. 1.350.000 af Reserven til ombygning af præsteboligen i Agerbæk. Regnskabet viser et forbrug på kr. 1.234.660 til ombygningen. Menighedsrådet har fået udbetalt aconto kr. 1.250.000, hvorfor menighedsrådet skal betale kr. 15.340 til anlægsreserven. Derudover søger Agerbæk menighedsråd om finansiering af ekstra opgaver ifm. rådgivning, advokat, ejerskifteforsikring, indretning kontor og haveanlæg. Ovenstående beløber sig til kr. 229.619. Menighedsrådet arbejder på at få kr. 36.375 refunderet via ejerskifteforsikringen. Hvis det lykkes, skal pengene retur til provstiet, hvis provstiudvalget bevilger kr. 229.619. | Provstiudvalget godkender regnskabet for ombygning af præsteboligen og provstiet imødeser tilbagebetaling af kr. 15.340 til anlægsreserven. Vi gør samtidig opmærksom på, at regnskabet skal følge kirkekassens regnskab som et bi-regnskab det år, projektet er afsluttet. Sagen er hermed afsluttet. Derudover bevilges kr. 194.600 af Reserven til ekstra opgaver ifm. rådgivning, advokat, ejerskifteforsikring, indretning af kontor og haveanlæg idet Agerbæk menighedsråd i budget 2024 har overført præstegårdens frie midler på kr. 35.000 ifm. regnskab 2023 til menighedsrådets frie midler. Erik Juhl deltog ikke i punktet. |
| 6 - Agerbæk - Vester Starup - Forbrugsaftale Jonas Drejer Jensen Agerbæk - Vester Starup menighedsråd sender forbrugsaftale med sognepræst Jonas Drejer Jensen til provstiudvalgets godkendelse. | Forbrugsaftale mellem sognepræst og Agerbæk - Vester Starup sognes menighedsråd godkendes hvis aftalen rettes til så der står "Præsten afholder selv udgifter til el". Provstiet imødeser tilrettet aftale, som provsten bemyndiges til at godkende. Tilrettet aftale returneres i underskrevet stand. Erik Juhl deltog ikke i punktet. |
| 7 - Aal - Synsudskrifter Synsudskrifter Aal og Børsmose 2024. | Godkendt under forudsætning af budgetmæssig dækning. |
| 8 - Blåvandshuk - Reserven - Istandsættelse af Ho præstegård ifm. præsteskifte Blåvandshuk menighedsråd søger om kr. 191.367 fra Reserven til istandsættelse af Ho præstegård ifm. præsteskifte. | Provstiudvalget bevilger op til kr. 191.300 af reserven til istandsættelse og renovering af Ho præstegård ifm. præsteskifte. For at I kan få udbetalt midler fra anlægsreserven, skal I, når arbejdet er afsluttet, sende projektregnskab og oplysning om menighedsrådets kontonummer. Så vil vi sørge for, at pengene bliver overført. Hvis I har problemer med likviditeten, kan vi udbetale et acontobeløb, indtil regnskabet er færdigt. |
| 9 - Blåvandshuk - Forpagtningskontrakter på græsningsaftaler Blåvandshuk menighedsråd ønsker provstiudvalgets godkendelse af 5 forpagtningskontrakter på græsningsaftaler gældende fra 1. januar 2025 til og med 31. december 2029. Kontrakterne samt tilhørende kort til den enkelte aftale er fremsendt fra menighedsrådet. Fremtidig forpagtningsindtægt vil være kr. 63.420 årligt og forpagterne søger selv EU-støtte, så menighedsrådet ikke længere varetager opgaven med udbetaling af EU-støtte til forpagterne. | Provstiet sender forpagtningskontrakterne til udtalelse hos Seges og spørger menighedsrådet om det er korrekt at den ene aftale er for 10 år mens de andre 4 er gældende for 5 år. Sagen kommer på provstiudvalgsmøde når udtalelsen forelægger. |
| 10 - Lunde - Synsudskrift Synsudskrift Lunde 2024. | Godkendt under forudsætning af budgetmæssig dækning. |
11 - Strellev - Synsudskrift 2024 | Godkendt under forudsætning af budgetmæssig dækning. Ejnar Kudsk deltog ikke i punktet. |
12 - Strellev - Anmodning om træfældning Ansøgning fra Strellev menighedsråd om tilladelse til at fælde en stor cypres på Strellev kirkegård. | Provstiudvalget godkender fældning af cypres på Strellev kirkegård og forudsætter, at Strellev menighedsråd selv afholder eventuelle udgifter forbundet hermed. Ejnar Kudsk deltog ikke i punktet. |
| 13 - Varde - Nyt udkast - Takstregulativ 2025 Varde menighedsråd genfremsender udkast til takstregulativ 2025 for benyttelse af Varde Kirke, Kirkehus og kapeller til Provstiudvalgets godkendelse. Provstiudvalget anmodede på møde af 10. september 2024 menighedsrådet om at fremsende en redegørelse for hvad benyttelse af Kirkens Hus indebærer af ressourceforbrug og hvordan menighedsrådet er nået frem til taksten for benyttelse af Kirkens Hus. | Godkendt og underskrevet aftale returneres til Varde menighedsråd. Steen Andersen deltog ikke i punktet. |
| 14 - Årre - Reserven - Tillæg til bevilling - Mandskabsfaciliteter Årre menighedsråd har haft byggeri af nye mandskabsfaciliteter i udbud og har derefter været i forhandling med lavestbydende men trods besparelser i projektet er menighedsrådet endnu ikke i mål. Finansieringsplan jf. provstiudvalgsmøde 20. marts 2024 Reserven op til kr. 4.431.620 "Blå" engangsudgifter, ønske til omsætning af dige i 2021 kr. 100.000 Forventet indtægt på jordsalg kr. 50.000 Egne frie midler kr. 400.000 Totalt kr. 4.981.620 Årre søger om yderligere kr. 521.055, som svarer til budgetoverskridelsen jf. senest opdateret overslag. Provstiet vurderer der mangler kr. 539.435 i tillægsbevilling for at nå op på kr. 5.521.055. Derudover er kr. 100.000 i "blå" engangsudgifter endnu ikke bevilget af provstiudvalget. | Provstiudvalget bevilger yderligere op til kr. 379.800 af Reserven. Finansieringsplanen er herefter: Reserven op til kr. 4.431.620 Reserven 379.800 inkl. ønske til omsætning af dige i 2021 Forventet indtægt på jordsalg kr. 50.000 Egne frie midler kr. 400.000 Indestående i Ribe Stift på kr. 79.652 søges fri Frie midler øremærket til udviklingsplan på kirkegården kr. 80.000 Frie midler, ej øremærket, kr. 100.000 Totalt kr. 5.521.072 Udbetaling fra Reserven : For at I kan få udbetalt midler fra reserven, skal I, når arbejdet er afsluttet, sende projektregnskab og oplysning om menighedsrådets kontonummer. Så vil vi sørge for, at pengene bliver overført. Hvis I har problemer med likviditeten, kan vi udbetale et acontobeløb, indtil regnskabet er færdigt. Licitationsoversigt og beslutning om hvem dervælges skal fremsendes til provstiudvalgets orientering. Vi gør opmærksom på, at det er menighedsrådets ansvar i samråd med arkitekten/ingeniøren at følge udgifterne, således at budgettet for projektet overholdes. Såfremt budgettet overskrides, skal arbejdet stoppes, indtil der er fundet en afklaring af den økonomiske situation. For nærmere aftale om udbetaling fra anlægspuljen skal I kontakte provstikontoret. Når arbejdet er afsluttet, skal regnskab for projektet fremsendes til Provstiudvalgets behandling. |
| 15 - Eventuelt Mødeleder fredag den 24. januar 2025? Evaluering af provstiseminardagen den 25. oktober 2024. | Mødeleder den 24. januar 2025 er Ejnar Kudsk. Varde menighedsråd sender opdatering til provstiet vedr. Det Fælles Regnskabskontor. Erik Juhl orienterede om mødet med Ingeniørgruppen og præstegårdsudvalget for Alslev, Janderup og Billum menighedsråd. Steen Andersen fortalte, at Det Gule Hus nu er sat til salg. Erik Juhl orienterede om bestyrelsens arbejde ifm. ansættelse af bygningskonsulent. |
| 16 - Fra Ribe Stift - Rousthøje - Afgørelse vedr. udskiftning af bly belægning på kirketag ved Rousthøje Kirke Ribe Stift har sendt afslag til Rousthøje menighedsråd vedr. udskiftning af blybelægning på kirketag. Rousthøje har 24. oktober 2024 sendt modsvar/redegørelse til Ribe Stift. | Taget til efterretning. |
Referat af 8. november 2024
Varde Provsti, Kirkens Hus, Vestervold 2F, 6800 Varde. Tlf. 21 52 22 52. Email: varde.provsti(a)km.dk
CVR nr.: 21233307 - EAN nr.: 5798000856660
CVR nr.: 21233307 - EAN nr.: 5798000856660