Referat af 28. februar 2025
Referat af 28. februar 2025
Provstiudvalgsmøde den 28. februar 2025 kl. 8.30-12.30
Deltagere: Anne Mette Wind Gundesen, Bente Dalgas Kristiansen, Ejnar Kudsk, Erik Juhl, Lise Hindsholm,
Steen Lauritz Andersen, Thorkild Møller Christensen
| Mødepunkt | Referat |
|---|---|
| 1 - Godkendelse af dagsorden | Godkendt. Anne Mette Wind Gundesen går kl. 11. |
| 2 - Møde med PwC, Revision Kenneth Fyhn fra PwC Revision deltager på Provstiudvalgsmødet kl. 8.30. | Revisionen oplever, at der er styr på ansættelsesbreve og forpagtningskontrakter. Revision 2023 er vel gennemført. Fokusområder 2024: Vi skal have fokus på, at der er indgået forbrugsaftale mellem præst og menighedsråd. Udgifter til arbejdstøj, kan provstiet sætte beløb på eller opfordre menighedsrådene til at prissætte? Menighedsrådet bør tage arbejdsgiveransvar og oprette en budgetramme til udgifter til arbejdstøj. Revisionen følger op på et senere tidspunkt. Revisionen undersøger, om der skal indgås samarbejdsaftale, hvis en graver på ex. Ølgod kirkegård udfører arbejde ex. på Strellev kirkegård og Strellev betaler for det. Fokusområder 2025: Ansættelseskontrakter gravermedhjælpere og gartnere. Honorarer til menighedsråd. Fokus på opfyldelse af nye regnskabsregler. |
| 3 - PUK - Bogføringsprocedure Revideret bogføringsprocedure for Provstiudvalgskassen ifm. overgang til elektroniske bilag pr. 01.01.2024. | Provstiudvalget godkender bogføringsproceduren. |
| 4 - Provstiudvalgskassen - Regnskab 2024 | Udsat til næste møde. |
| 5 - Budget 2026 Provstiet har indhentet oplysninger fra præster og menighedsråd om antal enheder i 2024 til brug i vores budgetfordelingsmodel. Der er et samlet fald i antal enheder, som frigør kr. 854.397, hvis pris pr. enhed bibeholdes som i 2025. Der skal træffes beslutning om, hvordan forskydningerne, som jf. vedlagte skema giver en mindre udgift på kr. 854.397 skal håndteres i de foreløbige rammer. | Rammen indenfor kirkebygning, sognegård og kirkelige aktiviteter bibeholdes som i 2025, hvorfor pris pr. enhed opjusteres i 2026. Rammen indenfor kirkegård og administration følger udvikling i antal enheder, hvorfor budget 2026 nedjusteres med henholdsvis kr. 269.016 og kr. 43.478. |
| 6 - Billum - Restaurering efter angreb af borebiller Provstiudvalget godkendte på møde den 24. januar 2025, at Billum menighedsråd kunne søge om frigivelse af indestående midler i Ribe Stift til restaurering efter angreb af borebiller. Provstiudvalget skal også godkende restaureringen efter borebilleangrebet inden sagen kan videresendes til godkendelse ved stiftsøvrigheden. | Provstiudvalget godkender, at Billum menighedsråd kan igangsætte istandsættelse ift. angreb af borebiller når projektet er godkendt af stiftsøvrigheden. Projektet sendes til Ribe Stift, og I kan først igangsætte arbejdet, når I har modtaget stiftsøvrighedens godkendelse. Anne Mette Wind Gundesen og Lise Hindsholm deltog ikke i punktet. |
| 7 - Blåvandshuk - Ansøgning - Reserve - Ho præstegård Blåvandshuk menighedsråd søger om kr. 16.300 ifm. uforudsete udgifter til istandsættelse af Ho præstegård ifm. præsteskifte. Ekstraudgifterne består af: Indvendig malerarbejde ifm. nedtagning af gardiner kr. 1.528,75 VVS-arbejde kloakafløb kr. 593,75 Omkodning af låse mm. kr. 5.985,00 Rengøring inden indflytning af ny præst kr. 8.187,50 I alt kr. 16.295,00 Provstiudvalget bevilgede på møde 8. november 2024 op til kr. 191.300 af Reserven til istandsættelse af Ho præstegård ifm. præsteskifte. Iflg. menighedsrådet kommer der ikke yderligere udgifter til istandsættelse. | Provstiudvalget bevilger ikke yderligere til istandsættelse af Ho præstegård idet de seneste udgifter må betegnes som driftsudgifter, hvortil menighedsrådet bevilges midler via budgettet. |
| 8 - Blåvandshuk - Forpagtningsaftale Blåvandshuk menighedsråd har modtaget en henvendelse vedr. udbud. | Provstiudvalget kan konstatere, at det ene udbud af jord ikke har været offentlig i det omfang, som jorden nu er bortforpagtet i. Provstiudvalget har godkendt kontrakten på et uoplyst grundlag. Menighedsrådet skal oplyse det manglende areals størrelse (det høje areal mod skoven) fra udbud 1. Provstiet kontakter Seges og punktet behandles på næste provstiudvalgsmøde den 26. marts 2025. |
| 9 - Fåborg - Præstebolig Præstegårds-/Byggeudvalget i Fåborg og Årre sender referat af fællesmøde samt resultat af den omvendte licitation, der har været afholdt. Materialet er ligeledes sendt til provstiets bygningssagkyndige men hvis ikke udtalelse fra provstiets bygningssagkyndige er modtaget i provstiet senest den 27.02.25 kl. 12, må punktet afvente provstiudvalgsmødet i marts. | Provstiudvalget godkender, Fåborg og Årre menighedsråds bygningsudvalgs indstilling til firma. Provstiudvalget opfordrer menighedsrådene til at indtænke anbefalingerne fra provstiets bygningssagkyndige. Provstiudvalget gør opmærksom på, at gardiner i præsteboligen anskaffes og betales af præsten, hvorfor denne udgift skal udtages af projektet. Gardiner på præstens kontor skal dog betales af menighedsrådet. Menighedsrådet bør drøfte gardinernes udformning med præsten. Provstiudvalgets godkendelse af det forelagte tilbud omfatter ikke de poster, der ikke er medregnet i entreprisesummen på anslåede kr. 138.000. |
| 10 - Henne-Lønne - Udkast til forlængelse af jagtlejekontrakt Formanden for Henne-Lønne menighedsråd sender udkast til forlængelse af nuværende jagtlejekontrakt idet udbud ikke kan nås, så derfor søges om forlængelse af nuværende aftale. | Provstiudvalget godkender forlængelse af jagtlejekontrakt uden forudgående udbud. Forlængelsen skal sendes til provstiet til underskrift af provsten når lejer og menighedsråd har underskrevet kontrakten. Menighedsrådet skal forberede det kommende udbud, til offentliggørelse i januar 2026, så en ny jagtlejekontrakt kan indgås fra 01.04.2026. Provstiudvalget skal forelægges udkast til jagtlejekontrakt gældende fra 01.04.2026 senest på provstiudvalgsmøde februar 2026. Provstiudvalget ønsker derudover et møde med menighedsrådet ift. renovering af præstegården og i den forbindelse drøftes også præsteembedets jord. Forslag til datoer - Menighedsrådet bedes melde tilbage, hvilket tidspunkt, der passer. Tirsdag den 18. marts 2025 kl. 16 Torsdag den 20. marts kl. 10, 12 eller 16. |
| 11 - Henne-Lønne - Renovering af Henne kirke Formanden for Henne-Lønne menighedsråd sender forespørgsel på opdeling af projekt idet blytækker pt. ikke kan påtage sig mere arbejde. Provstiudvalget bevilgede på møde den 24. januar 2025 op til kr. 1.800.000 til omtækning af tag, nyt offerlag m.m. Projektet er endnu ikke godkendt af stiftsøvrigheden. | Provstiudvalget opfordrer menighedsrådet til at søge igen i 2027 med revideret/opdateret projekt og overslag. Beslutning om bevilling fra Reserven fra Provstiudvalgsmøde den 24. januar 2025 bortfalder hermed. Ifølge vedtægten for Reserven bortfalder beløb, som ikke bruges 2 år efter tildelingen. Menighedsrådet skal derfor medtage ønsket i de kommende budgetbidrag selvom renovering af Henne Kirke er på provstiets prioriterede liste over anlægsreserven de kommende år. Når blytækkeren melder klar, skal menighedsrådet fremsende ny byggesag via Byggesagsmodulet, hvoraf projekt, rådgiveraftale, forsikringspolice, referat af menighedsrådets beslutning samt opdateret prisoverslag fremgår, som skal godkendes af stiftsøvrigheden inden projektet kan påbegyndes. |
| 12 - Henvendelse vedr. gamle gravsten Provstiet har modtaget en henvendelse ift. genbrug eller videreformidling af gravsten idet en borger har henvendt sig til et menighedsråd og ønskede at overtage en eller flere sten til eget brug. | Provstiudvalgets holdning er, at brugte gravsten skal afhændes til stenhuggere som er momsregistrerede, er forsikrede og har det rette udstyr til at håndtere stenene. Det er vigtigt, at den som afhenter sten kan garantere, at alle personlige oplysninger på stenen vil blive slettet. |
| 13 - Rousthøje - Ansøgning 5%-Reserve Rousthøje menighedsråd søger om kr. 48.945 til 2 nye døre i Graverhus og udskiftning af yderbeklædning på kapeldør. De 3 tilbud er vedlagt. | Provstiudvalget godkender projektet men finder, at der er tale om driftsudgifter, hvorfor Rousthøje menighedsråd selv skal finansiere 2 nye døre i Graverhus samt udskiftning af yderbeklædning på kapeldør. |
| 14 - Varde - Brev til provstiet vedr. salg af Kirkepladsen 4 Varde menighedsråd sender opgørelse over salget af Kirkepladsen 4 samt forslag til disponering af salgsprovenue. | Punktet udsættes til næste provstiudvalgsmøde. Revisor anmodes eventuelt om at gennemgå byggeregnskabet for Kirkens Hus. Provstiudvalget tager stilling til disponering af salgsprovenue fra det gule hus herefter. Varde menighedsråd inviteres til møde onsdag den 19. marts kl. 8 eller fredag den 21. marts kl. 8. |
| 15 - Varde - Arnbjerg Kapel Varde menighedsråd sender notat fra Anker Ravn Knudsen, dateret 28.10.2024 vedr. renovering af Arnbjerg Kapel. Menighedsrådet modtog ultimo 2022 en principgodkendelse fra Ribe Stift. | Menighedsrådet skal indsende et gennemarbejdet projekt via byggesagsmodulet , hvor der suppleres med de oplysninger, der ønskes jf. udtalelserne i principafgørelsen fra stiftsøvrigheden af 20. december 2022. Når der foreligger et godkendt projekt vil provstiudvalget tage stilling til finansieringen. |
| 16 - Varde - Anlægsregnskab Lundvej 12 Varde Sogn fremsender anlægsregnskab vedr. renovering, Lundvej 12, etape 2. Provstiudvalget bevilgede op til kr. 1.750.000 og regnskabet viser et forbrug på kr. 1.522.898,45. | Provstiudvalget tager regnskabet til efterretning og udbetaler kr. 1.522.900 af Reserven. Vi gør samtidig opmærksom på, at regnskabet skal følge kirkekassens regnskab som et biregnskab det år, projektet er afsluttet. Sagen er hermed afsluttet. |
| 17 - Varde - Anlægsregnskab køkken Jægumsvej Varde Sogn fremsender anlægsregnskab vedr. nyt køkken i konfirmandstuen på Jægumsvej 45. Provstiudvalget bevilgede op til kr. 300.000 og regnskabet viser et forbrug på kr. 288.179,13. | Provstiudvalget tager regnskabet til efterretning og udbetaler kr. 288.200 af Reserven. Vi gør samtidig opmærksom på, at regnskabet skal følge kirkekassens regnskab som et biregnskab det år, projektet er afsluttet. Sagen er hermed afsluttet. |
| 18 - Eventuelt Mødeleder til provstiudvalgsmødet den 24. april 2025. Samkørsel til Ringe den 6. marts? | Bente Dalgas Kristiansen er mødeleder den 24. april 2025. |
| 19 - Housewarming Invitation er sendt til det tidligere og det nuværende Provstiudvalg. | Taget til efterretning. |
| 20 - Forberedende budgetsamråd samt oplæg fra Regnskabskontoret Indkaldelse/Dagsorden til Forberedende budgetsamråd den 25. marts 2025 er sendt til alle menighedsråd. OBS - Regnskabskontoret har oplæg fra kl. 17. | Taget til efterretning. |
| 21 - Dispensation fra Fredningsnævnet - Graverhuset Årre Kirke Fredningsnævnet giver Årre menighedsråd dispensation til at gennembryde kirkediget i det omfang, der er beskrevet og afbildet i projektmaterialet, herunder situationsplanen. | Taget til efterretning. |
Referat af 28. februar 2025
Varde Provsti, Kirkens Hus, Vestervold 2F, 6800 Varde. Tlf. 21 52 22 52. Email: varde.provsti(a)km.dk
CVR nr.: 21233307 - EAN nr.: 5798000856660
CVR nr.: 21233307 - EAN nr.: 5798000856660