Referat fra 14. april 2021
Referat fra 14. april 2021
Varde Provsti – Møder
Provstiudvalgsmøde den 14. april 2021 - d. 14-04-2021 kl. 17:00 til 20:00
Deltagere: Christina Rygaard Kristiansen, Hans Christian Dalgaard Hansen, Erik Juhl, Grethe Dejbjerg
Kristensen, Morten Fester Thaysen, Thorkild Møller Christensen, Anne Mette Strebel
| Mødepunkt | Referat |
| 1 - Godkendelse af dagsorden | Godkendt. |
| 2 - Agerbæk - Kirkegårdsvedtægt Menighedsrådet anmoder om godkendelse af kirkegårdsvedtægt for Agerbæk kirkegård godkendt af menighedsrådet på møde den 03.03.2021. Sager: Kirkegårdsvedtægt - Agerbæk sogn, Varde provsti (2020 - 18388) | Godkendt. Erik Juhl deltog ikke i punktet. |
| 3 - Alslev - Præsteboligen Hyldehaven 8 Menighedsrådet fremsender meddelelse vedrørende betaling af renovation, abonnement og forbrugsafgifter for el, varme, vand og spildevand vedrørende præsteboligen Hyldehaven 8. Sager: Tjenestebolig - Alslev-Janderup-Billum pastorat, Varde provsti - Erstatningsbolig Hyldehaven 8, Varde (2019 - 19438) | Provstiudvalget har behandlet jeres henvendelse vedrørende betaling af renovation, abonnement og forbrugsafgifter vedrørende el, varme, vand og spildevand. De gældende regler på området er følgende: Renovation betales af udlejer. Alle faste abonnementer/målerafgifter vedrørende el, varme, vand og spildevand betales af kirkekassen. Alle forbrugsrelaterede udgifter vedrørende el, varme, vand og spildevand betales af præsten. Menighedsrådet skal refundere de af præsten afholdte udgifter til fast abonnement/målerafgifter vedrørende el, varme, vand og spildevand i årene 2015 - 2020. Der skal laves skriftlig aftale om fremtidig afregning. Ligeledes skal menighedsrådet refundere de af præsten afholdte udgifter til renovation i årene 2015 - 2020. Menighedsrådet skal søge denne udgift refunderet hos udlejer. Fakturaen for renovation skal fremadrettet sendes til udlejer eller modregnes løbende i menighedsrådets huslejebetalingen til udlejer. Såfremt der ikke er dækning for ovennævnte udgifter i præstegårdens driftsramme eller frie midler, kan I sende en ansøgning om tillægsbevilling af 5%-reserven. En eventuel ansøgning om midler af 5%-reserven skal indeholde en opgørelse bilagt dokumentation for de afholdte udgifter inkl. moms, samt oplysning om menighedsrådets kontonummer. En betingelse for bevilling af 5%-reserven er, at der samtidig foreligger skriftlige aftaler mellem præst og menighedsråd, om hvordan afregning håndteres fremadrettet. |
| 4 - Janderup - Græsningsaftale Menighedsrådet fremsender anmodning om dispensation til at måtte forlænge græsningsaftale i et år med de nuværende lejer uden forudgående offentligt udbud. Menighedsrådet vil bruge dette år til afklaring af eventuel salg af arealet. Sager: Græsningsaftale - Janderup Sogn, Varde Provsti - Pia og Lars Tobiasen (2021 - 9742) | Afgørelse: |
| 5 - Ovtrup - Offerlag på kirkens hvælv Menighedsrådet fremsender projekt, budget kr. 535.000 og aftale om teknisk rådgivning og bistand. Menighedsrådet anmoder om bevilling af anlægspuljen til finansiering af projektet. Sager: Varde Provsti - Byggesag - Outrup Kirke - Ovtrup Sogns Menighedsråd - Kirkebygning - Offerlag på hvælv (2021 - 10096) | Afgørelse: Provstiudvalget har behandlet den af jer fremsendte ansøgning vedrørende nyt offerlag på kirkens hvælv. Ovtrup kirkekasse har følgende kirke- og embedskapitaler indestående i stiftet: Andet indlån med rente 74.817,24 og Ekspropriationserstatning kr. 2.265,74. I alt kr. 77.082,98 skal indgå i finansieringen. Provstiudvalget godkender en samlet budget på kr. 535.000 og bevilger kr. 458.000 af anlægspuljen. Kirke- og embedskapitaler skal I søge frigivet hos Ribe Stift (se nedennævnte vejledning). Sagen er fremsendt til Ribe Stift og kan først igangsættes, når stiftsøvrighedens godkendelse foreligger. Vejledning om det videre forløb: Der skal fremsendes separat ansøgning om frigivelse af kirke- og embedskapitaler. Ansøgningen skal indeholde oplysning om saldi på de konti der ønskes udbetalt og anmodning om at saldi + renter til udbetalingsdato frigives, således at kontiene kan ophæves. Ansøgningen skal sendes ad tjenstlig vej via provstiet. Licitationsresultatet skal fremsendes til provstiudvalgets orientering. Vi gøre opmærksom på, at det er menighedsrådets ansvar i samråd med arkitekten at følge udgifterne, således at budgettet for projektet overholdes. Såfremt budgettet overskrides, skal arbejdet stoppes, indtil der er fundet en afklaring af den økonomiske situation. For nærmere aftale om udbetaling fra anlægspuljen skal I kontakte provstikontoret. Når arbejdet er afsluttet, skal regnskab for projektet fremsendes til provstiudvalgets behandling. |
| 6 - Ovtrup - Istandsættelse af vinduer Menighedsrådet fremsender projekt, budget kr. 47.000 og aftale om teknisk rådgivning og bistand. Menighedsrådet anmoder om bevilling af 5%- reserven til finansiering af projektet. Sager: Varde Provsti - Byggesag - Outrup Kirke - Ovtrup Sogns Menighedsråd - Kirkebygning - Istandsættelse af vinduer (2021 - 7846) | Afgørelse: Provstiudvalget har behandlet den af jer fremsendte ansøgning vedrørende istandsættelse af vinduer. Provstiudvalget godkender en samlet budget på kr. 47.000 og bevilger beløbet af anlægspuljen Sagen er fremsendt til Ribe Stift og kan først igangsættes, når stiftsøvrighedens godkendelse foreligger. Vejledning om det videre forløb: Licitationsresultatet skal fremsendes til provstiudvalgets orientering. Vi gøre opmærksom på, at det er menighedsrådets ansvar i samråd med arkitekten at følge udgifterne, således at budgettet for projektet overholdes. Såfremt budgettet overskrides, skal arbejdet stoppes, indtil der er fundet en afklaring af den økonomiske situation. For nærmere aftale om udbetaling fra anlægspuljen skal I kontakte provstikontoret. Når arbejdet er afsluttet, skal regnskab for projektet fremsendes til provstiudvalgets behandling. |
| 7 - Ovtrup - Restaurering af liggesten Menighedsrådet fremsender projekt og budget kr. 218.200 for renovering af to liggesten på Ovtrup kirkegård. Stenene opsættes i våbenhuset efter restaureringen. Menighedsrådet anmoder om bevilling af anlægspuljen til finansiering af projektet. Sager: Varde Provsti - Byggesag - Outrup Kirke - Ovtrup Sogns Menighedsråd - Kirkebygning - Istandsættelse af liggesten (2021 - 7853) | Afgørelse: Provstiudvalget har behandlet den af jer fremsendte ansøgning vedrørende renovering af to liggesten. Provstiudvalget finder, at det er et godt og spændende projekt og støtter at opgaven udføres, samt godkender en samlet budget på kr. 218.200. Da menighedsrådet har fremsendt ønsker om bevilling til flere projekter, som ikke har været budgetsat, ser vi os ikke i stand til at imødekomme hele finansieringen. Provstiudvalget frigiver disponibel anlægsopsparing på kr. 17.936,57 som beror i kirkekassen og bevilger kr. 100.000 af anlægspuljen til finansiering af udgiften. Provstiudvalget godkender, at restbeløbet kr. 100.300 kan finansieres af menighedsrådets frie midler. Sagen er fremsendt til Ribe Stift og kan først igangsættes, når stiftsøvrighedens godkendelse foreligger. Vejledning om det videre forløb: Vi gøre opmærksom på, at det er menighedsrådets ansvar i samråd med jeres rådgiver at følge udgifterne, således at budgettet for projektet overholdes. Såfremt budgettet overskrides, skal arbejdet stoppes, indtil der er fundet en afklaring af den økonomiske situation. For nærmere aftale om udbetaling fra anlægspuljen skal I kontakte provstikontoret. Når arbejdet er afsluttet, skal regnskab for projektet fremsendes til provstiudvalgets behandling. |
| 8 - Ølgod - Vaskeplads Menighedsrådet fremsender anmodning om godkendelse af Aftale om teknisk rådgivning og bistand vedrørende etablering af vaskeplads ved Ølgod kirkegård. Sager: Varde Provsti - Byggesag - Ølgod Kirke - Ølgod Sogns Menighedsråd - Øvrige bygninger, arealer og omgivelser - Etablering af vaskeplads med olieudskiller (2020 - 34496) | Den af menighedsrådet fremsendte aftale om teknisk rådgivning og bistand har været fremsendt til udtalelse hos stiftsjuristen. Stiftet har fremsendt udtalelse til menighedsrådet den 13.04.2021. Under forudsætning af at menighedsrådet følger stiftsjuristens anbefalinger om ændringer vedrørende rådgivers erstatningsansvar godkender provstiudvalget aftalen. Der skal fremsendes kopi af den endelige aftale i underskrevet stand. |
| 9 - Varde - Renovering Arnbjerg Kapel Menighedsrådet fremsender forprojekt og budgetoverslag kr. 4.550.000 for renovering af Arnbjerg Kapel. Der er i budget 2021 henlagt kr. 3 mil. i anlægspuljen til projektet. Menighedsrådet anmoder om provstiudvalgets tilkendegivelse af, hvorvidt der kan tilføres yderligere midler til projektet. | Provstiudvalget har behandlet det af menighedsrådet fremsendte forslag om renovering af Arnbjerg kapel. Provstiudvalget ønsker et møde med menighedsrådet for en drøftelse af projektet. Menighedsrådet vil blive kontaktet for aftale om møde, når den faste provst er tilbage fra studieorlov. Morten Thaysen deltog ikke i punktet. |
| 10 - Varde - Nyt sognehus Orientering om møde i styregruppen vedrørende nyt sognehus i Varde v/Erik Juhl Styregruppen ønsker møde med provstiudvalget. Forslag til dagsorden: Orientering om status for byggeriet. Økonomi Tidsplan Inventar Sager: Byggesag - Varde Sogn, Varde provsti - Nyt sognehus (2018 - 8704) | Erik Juhl orienterede om projektet og om status for P-pladser. Byggetilladelser er på plads. Man gør klar til at gå ud i ny licitation. Provstiudvalget foreslår, at vi mødes den 27. april kl. 17.00 på Vestervold 1. Der deltager 7 personer fra provstiet. |
| 11 - Varde - Nyt blytag på kirkens apsis Menighedsrådet fremsender orientering om licitationsresultatet for nyt blytag på kirkens apsis. Sager: Varde Provsti - Byggesag - Varde Kirke - Varde Sogns Menighedsråd - Kirkebygning - Nyt blytag på apsis (2020 - 15761) | Taget til efterretning. |
12 - Varde - Fælles regnskabskontor | Afgørelse: Godkendt. Vejledning: For udbetaling af beløbet skal der fremsendes oplysning om menighedsrådets konto nummer, hvortil pengene ønskes overført. |
| 13 - Fredningsnævnet - Høring Fredningsnævnet fremsender høring om etablering af cykelsti på fredet areal langs kirkediget ved Ovtrup kirke. Sager: Høring - Fredningsnævnet - Ovtrup Sogn, Varde Provsti - Etablering af cykelstil (2021 - 10381) | Provstiudvalget har ingen bemærkninger. |
| 14 - Eventuelt Sager: Eventuelt - Punkt til PU-møder (2018 - 5707) | Orientering om portrætmaleri af biskoppen. Aftale om betaling af arbejdstøj bliver ikke et fokuspunkt for revisoren på nuværende tidspunkt. H. C. Dalgaard Hansen deltager i konsulentrunden. Mødet den 13.10.2021 flyttes til den 12.10.2021 kl. 8.00 - 11.00. |
| 15 - Afgørelse vedrørende klage over reserveret gravsted. Ribe Stift fremsender afgørelse vedrørende klage over reserveret gravsted på Arnbjerg kirkegård i Varde. Sager: Klage - Villy Lauridsen - Vedrørende familiegravsted på Varde kirkegård (2020 - 420) | Ingen bemærkninger. |
| 16 - Skovlund - Flisebelægning og belysning Ribe stift fremsender afgørelse om ny flisebelægning og belysning på Skovlund kirkegård. Sager: Varde Provsti - Byggesag - Skovlund Kirke - Skovlund Sogns Menighedsråd - Kirkegårde - Stibelægning (2021 - 4015) | Ingen bemærkninger. |
| 17 - Varde Kommune - Skolevej 3, Varde Varde Kommune fremsender naboorientering vedrørende dispensation fra lokalplan vedrørende Skolevej 3, Varde. Sager: Høring - Varde Kommune - Nabohøring vedr. boligbyggeri på nabogrund ved det kommende Kirkens Hus (2020 - 21863) | Ingen bemærkninger. |
Link til downloads
Varde Provsti, Kirkens Hus, Vestervold 2F, 6800 Varde. Tlf. 21 52 22 52. Email: varde.provsti(a)km.dk
CVR nr.: 21233307 - EAN nr.: 5798000856660
CVR nr.: 21233307 - EAN nr.: 5798000856660