Varde Provsti – Møder
Provstiudvalgsmøde den 23. februar 2023 kl. 14:00 til 18:00
Deltagere: Lise Hindsholm, Bente Dalgas Kristiansen, Steen Lauritz Andersen, Erik Juhl, Anne Mette Wind Gundesen, Thorkild Møller Christensen, Ejnar Kudsk
Mødepunkt | Referat |
1 - Godkendelse af dagsorden | Der er indsat ny punkt 14: Ølgod-Bejsnap kirke Tidliger punkt 14: Eventuelt er rykket til punkt 15. Dagsorden godkendt. |
2 - Revision Møde med PWC om revision af de kirkelige kasser i Varde Provsti. Se vedlagte dagsorden. | Revisoren orienterede om punkt 1., 2. og 3. på dagsordenen. Det ser generelt fint ud. Revisoren følger op på bemærkningerne fra regnskab 2021 i forbindelse med revision af regnskab 2022. Fokusområder 2023: Eventuelt: |
3 - Budget 2024 Provstiet har indhentet oplysninger fra præster og menighedsråd om antal enheder i 2022 til brug i vores budgetfordelingsmodel. Der skal træffes beslutning om, hvordan forskydningerne, som jf. vedlagte skema giver en merudgift på i alt kr. 143.175, skal håndteres i de foreløbige rammer. Der er indregnet 150 m2 til nyt sognehus i Skovlund. Hertil kommer driftsudgift til det nye sognehus i Varde, og evt. ansættelse af bygge- og anlægsrådgiver. Dagsorden til budgetsamråd - udkast vedlagt. Genforhandling af præstegårdsbudgetterne. Vedligeholdelsesplaner for bygninger. | Der arrangeres møde med Varde Menighedsråd for en aftale om håndtering af budgettildeling, husleje m.v. i det nye sognehus. De foreløbige rammer tilrettes i henhold til pris pr. enhed i 2023. Ældreplejepræstens stilling evalueres i vinteren 2023/2024. Ved det indledende budgetsamråd i 2024 besluttes det, om stillingen skal forlænges. Der foretages genforhandling af præstegårdsbudgetterne i juni måned 2023. Møderne afholdes den 2., 9. og 16. juni kl. 8.00. Der afsættes 50 minutter pr. kasse. Den 16. skal der kun være 2 kasser. Det PU-medlem, som har ansvaret for kassen, skal deltage i mødet. Det overvejes om vedligeholdelsesplaner skal være en opgave for en eventuel bygge- og anlægsrådgiver. |
4 - Seminardag om grøn omstilling Evaluering af seminardag om grøn omstilling. Planlægning af opfølgning. | Det grønne udvalg arrangerer møde med Varde Kommunes repræsentanter for opfølgning på seminardagen. Udvalget kommer med oplæg til det videre forløb og opfølgning. |
5 - Provstiudvalgskassen Udkast til regnskab 2022 for provstiudvalgskassen. | Udkast tilrettes. |
6 - Ølgod - kirkegård Menighedsrådet fremsender anmodning om godkendelse af kirkegårdsvedtægt for Ølgod kirkegård godkendt af menighedsrådet den 10.01.2023. | Provstiudvalget har behandlet den fremsendte kirkegårdsvedtægt for Ølgod Sogn, underskrevet af menighedsrådet 10. januar 2023. Provstiudvalget kan ikke godkende vedtægten. Menighedsrådet skal foretage rettelser i følgende §§: § 4: Her mangler angivelse af måleenhed § 5: Her mangler angivelse af måleenhed § 7: Det er for vanskeligt for udenforstående dels at finde udviklingsplanen på www.oelgodkirke.dk , dels at finde noget om hække i udviklingsplanen. Skriv noget helt generelt som f.eks.: ’Gravstederne omkranses med levende hække med mindre andet fremgår af bestemmelserne i §8’. § 8: Nr. 2 – C og D: Et ’og’ svæver i det uvisse. Skriv hellere: ’Kommende urneafdeling, som derfor er lukket for nye begravelser’ Nr. 3 – H og I: parkpræg skrives i ét ord § 16, stk. 1: Det sidste -s i provstiudvalgets slettes (det er ikke provstiudvalgets reguleringsplan, men planen er godkendt af provstiudvalget). Stk. 3: Er et år ikke meget lang tid at give gravstedsejeren til at fjerne planter og gravminder fra gravstedet? Hvis man gerne vil bruge gravstedet igen, vil det da være rart at få det ryddet? § 19: Ved erhvervelse af urnegravsted i staudebed, afdeling N2 – i § 8 hedder denne afdeling N2, så det bør den også hedde her. Tilsvarende bør man måske kalde den øvrige del af afdeling N for N1. § 21: hjemmesiden www.kirkegaardskvalitet.dk eksisterer ikke. Slet omtalen af kvalitetsbeskrivelser – det er alligevel for teknisk at have med i en kirkegårdsvedtægt. ’Sømmelig stand’ er en udmærket rettesnor. § 22: Komma indsættes: Kirkegården hæfter ikke for skader på gravminder, beplantning eller andet… § 23: ’…som kan ses på kirkens hjemmeside.’ Her indsættes link (med sti): www.oelgodkirke.dk/livets- begivenheder/begravelse Provstiudvalget imødeser modtagelse af ny tilrettet kirkegårdsvedtæft for Ølgod kirkegård. Bente Dalgas Kristiansen deltog ikke i punktet. |
7 - Horne - Kirken Menighedsrådet fremsender projekt, budget kr. 3.750.000, finansieringsplan og aftale om teknisk rådgivning og bistand vedrørende indvendig renovering af Horne kirke. Menighedsrådet anmoder om bevilling af anlægspuljen kr. 3.500.000 i 2024, og om at restbeløbet kr. 250.000 finansieres af menighedsrådets frie midler.
| Provstiudvalget ønsker et møde med menighedsrådet for drøftelse af det fremsendte projektet. Mødet afventer Nationalmuseets rapport. Menighedsrådet bedes tage kontakt til provstiet, når rapporten foreligger. |
8 - Fåborg - mandskabshus Menighedsrådet fremsender anmodning om godkendelse af projekt, budget kr. 36.875 og finansieringsplan for udskiftning af vinduer og dør i graverbygningen ved Fåborg kirke. Menighedsrådet anmoder Ribe Stift om frigivelse af kirke- og embedskapitaler til finansiering af projektet. Sagen er fremsendt til udtalelse hos bygningskonsulent Kjeld Pedersen. | Sagen har været fremsendt til udtalelse hos bygningskonsulent Kjeld Pedersen. Kopi af udtalelse vedlægges. Afgørelse: Provstiudvalget godkender projekt, budget kr. 36.875 og finansieringsplan for udskiftning af vinduer og dør i graverbygningen ved Fåborg kirke. Jeres anmodning om frigivelse af kirke- og embedskapitaler til finansiering af projektet er videresendt til Ribe Stift. Arbejdet kan først igangsættes, når I har modtaget meddelelse fra Ribe Stift om frigivelse af beløbet. Vejledning: Når arbejdet er afsluttet, skal regnskab for projektet fremsendes til provstiudvalgets behandling.
|
9 - Fåborg - præstegård Menighedsrådet fremsender spørgsmål om, hvorvidt de bør foretage bindende tilmelding af Fåborg præstegård til fjernvarmeanlæg. | Provstiudvalget er ikke indstillet på at bevilge midler til etablering af fjernvarme i Fåborg præstegård, da I har besluttet at afhænde boligen. Vi mener, at det er bedre, at en ny ejer er frit stillet i valg af opvarmningskilde. |
10 - Nr. Nebel - Lydum - kirken Lydum Menighedsrådet fremsender afsluttende regnskab kr. 201.479,73 for istandsættelse af murankre m.v. ved Lydum kirke. Provstiudvalget har den 01.07.2022 godkendt en samlet budgetramme kr. 258.281, frigivet indestående på anlægsopsparing kr. 221.000 og godkendt at restbeløbet kr. 37.281 finansieres af frie midler. Der mangler referat i underskrevet stand | Referat er modtaget. Provstiudvalget tager regnskabet til efterretning og frigiver kr. 201.479,73 af anlægsopsparing. Restbeløbet på anlægsopsparingen kan søges fri til kommende anlægsprojekter. Vi gør opmærksom på, at projektregnskabet skal følge kirkekassens regnskab som et biregnskab, i det år hvor projektet er afsluttet. |
11 - Hodde - kirken Menighedsrådet fremsender afsluttende regnskab kr. 836.665,49 for nyt blytag på tårnets sydside m.v. Regnskabet udviser et overskud på kr. 63.334,51. Provstiudvalget har den 10.11.2022 bevilget kr. 477.600 af anlægspuljen til projektet. Menighedsrådet har den 16.06.2022 modtaget tilsagn om kr. 461.250 fra kirkeistandsættelsesordningen. Beløbet kan først udbetales, når der foreligger et af revisoren godkendt regnskab | Provstiudvalget tager regnskabet til efterretning. Menighedsrådet skal snarest tilbagebetale det overskydende beløb kr. 63.334,51 til anlægspuljen. Indtil menighedsrådet modtager bevillingen på kr. 461.250 fra kirkeistandsættelsesordningen, vil beløbet være anført i anlægspuljen som et likviditetslån. Når menighedsrådet modtager beløbet, skal det umiddelbart herefter overføres til anlægspuljen til indfrielse af likviditetslånet. Vi gør samtidig opmærksom på, at projektregnskabet skal følge kirkekassens regnskab som et biregnskab, i det år projektet er afsluttet. |
12 - Hodde - kirken Menighedsrådet fremsender anmodning om bevilling kr. 39.950 til finansiering af behandling af borebilleangreb i kirkens orgel. | Afgørelse: Vejledning: For udbetaling af midler af 5%-reserven skal der, når arbejdet er afsluttet, fremsendes regnskab bilagt dokumentation for de afholdte udgifter, og oplysning om menighedsrådets kontonummer, hvortil pengene ønskes overført. |
13 - Billum - Forpagtningskontrakt Menighedsrådet fremsender forpagtningskontrakt med Østergård I/S for perioden 01.01.2023 - 31.12.2023. Der er indhentet konsulentudtalelse fra Morten Haahr Jensen, Seges. Der mangler referat i underskrevet stand. | Referat er modtaget. Godkendt. Lise Hindsholm og Anne Mette Wind Gundesen deltog ikke i punktet. |
14 - Ølgod - Bejsnap kirke Menighedsrådet fremsender meddelelse om licitationsresultatet kr. 895.000 vedrørende til istandsættelse af tagrytter på Bejsnap kirke og anmoder om tillægsbevilling af anlægspuljen på kr. 150.000. Provstiudvalget har den 26.08.2021 bevilget kr. 745.000 til istandsættelse af tagrytter og etablering af adgangsvej til loftsrummet. Etablering af adgangsvej til loftsrummet er udtaget af projektet og ikke indeholdt i licitationsresultatet. | Afgørelse: Provstiudvalget tager det fremsendte licitationsresultat til efterretning og bevilger yderligere kr. 150.000 til projektet, en samlet budget på i alt op til kr. 895.000. Vejledning: For nærmere aftale om udbetaling fra anlægspuljen skal I kontakte provstikontoret. Når arbejdet er afsluttet, skal regnskab for projektet fremsendes til provstiudvalgets behandling. Bente Dalgas Kristiansen deltog ikke i punktet. |
15 - Eventuelt | Thorkild Møller Christensen er mødeleder den 14.03.2023. Der arrangeres provstiseminar den 27. oktober 2023 kl. 9.00 - 15.00. |