1 - Godkendelse af dagsorden

Godkendt.

2 - Budget 2024

Fastsættelse af de foreløbige rammer for budget 2024.

Der skal træffes beslutning om, hvorvidt hele beløbet til drift og huslejen i det nye sognehus i Varde skal budgetteres i Varde kirkekasse, således at det fremgår af skriftlige leje-/samarbejdsaftaler med de øvrige parter, som skal bo i huset, at huslejen er tildelt Varde direkte via ligningen.

Der skal træffes beslutning om finansiering af p- pladser ved det nye sognehus i Varde kr. 75.600.

Drøftelse af skrivelse fra Ribe Stift om opsætning af el-ladestandere i 2024.

Der skal træffes beslutning om, hvorvidt der skal tildeles ekstra ligningsmidler i 2024 på grund af store energiudgifter. Prognose for den kirkelige ligning.

Udkast til de foreløbige rammer.

Provstiudvalget har besluttet, at udgiften til drift, (vedligehold, lys, vand, varme og rengøring) lignes i Varde kirkekasse. Der laves leje-/samarbejdsaftale i en prøveperiode på minimum 2 år med øvrige brugere af huset, hvoraf dette fremgår. Efter 2 år genforhandles aftalen og der rettes op på eventuelle uhensigtsmæssige forhold i administrationen af økonomien.

Udkastet til foreløbige driftsrammer tilrettes med følgende:

Det nye sognehus + 846 m2
Det gule hus - 164 m2
Fælles regnskabskontor nedskrives med kr. 51.200.
Varde Provsti nedskrives med kr. 72.000.

Varde Menighedsråd tildeles kr. 75.600 til leje af parkeringspladser i parkeringskælderen ved det nye sognehus i driftsrammen.

Der skal tages stilling til, hvorvidt og hvor stort et beløb der skal afsættes til opsætning af el-ladestandere i forbindelse med fastsættelse af de endelige rammer i september.

Provstiudvalget har besluttet, at der ikke skal tildeles ekstra midler til energiudgifter i 2024.

Det fremlagte udkast til foreløbige rammer tilrettes vedrørende Varde Sognehus jf. ovennævnte. Rammerne udmeldes senest den 15. maj

3 - Anlægspuljen

Godkendelse af vedtægt for anlægspuljen.

Godkendt.

4 - Aal - præstegård og sognehus

Menighedsrådet fremsender forslag og overslagspris kr. 350.000 for opsætning af solceller på sognehuset og præsteboligen i Aal.

Menighedsrådet anmoder om bevilling af anlægspuljen til finansiering af projektet.

Provstiudvalget er sindet at bevilge midler til opsætning af solceller på henholdsvis præsteboligen og sognehuset.

Der skal udarbejdes et projekt til brug for myndighedsgodkendelse og indhentning af minimum 3 tilbud. Projektet skal være bilagt et budget, der indeholder alle udgifter vedrørende projektet.

Projektet skal fremsendes som en ny sag i byggesagssystemet.

5 - Kvong - Kirken

Menighedsrådet fremsender orientering om licitationsresultat kr. 3.411.101 for reparation og nyt tag på sydsiden af Kvong kirke.

Provstiudvalget har behandlet sagen den 30.06.2021, hvor det tilkendegives, at udvalget er indstillet på at bevilger midler til projektet i 2023.

I budget 2023 er der henlagt kr. 3.100.000 til et projekt på kr. 3.200.000, med en forventet finansiering på kr. 100.000 af menighedsrådets frie midler.

Menighedsrådet anmoder om godkendelse af at projektet finansieres med kr. 100.000 af frie midler og om en bevilling af anlægspuljen på kr. 3.311.101 til finansiering af den øvrige del af udgiften.

Menighedsrådet er i gang med at undersøge, hvorvidt der kan søges forsikringsdækning for en del af udgiften.

Provstiudvalget tager licitationsresultatet til efterretning, godkender at kr. 100.000 finansieres af menighedsrådets frie midler og bevilger op til kr. 3.311.100 af anlægspuljen til finansiering af projektet.

Provstiudvalgets bevilling nedskrives, hvis der opnås forsikringsdækning for en del af udgiften.

Vejledning:

Vi gør opmærksom på, at det er menighedsrådets ansvar i samråd med arkitekten at følge udgifterne, således at budgettet for projektet overholdes. Såfremt budgettet overskrides, skal arbejdet stoppes, indtil der er fundet en afklaring af den økonomiske situation.

For nærmere aftale om udbetaling fra anlægspuljen skal I kontakte provstikontoret.

Når arbejdet er afsluttet, skal regnskab for projektet fremsendes til provstiudvalgets behandling.

6 - Ovtrup - Kirkegård

Menighedsrådet fremsender revideret forslag, budget kr. 493.603,78 og finansieringsplan for istandsættelse af to liggesten på Ovtrup kirkegård.

Provstiudvalget har den 14.04.2021 bevilget kr. 100.000 til projektet af anlægspuljen.

Menighedsrådet anmoder om en tillægsbevilling af anlægspuljen på kr. 275.403,78.

Afgørelse:

Provstiudvalget bevilger yderligere kr. 275.400 af anlægspuljen til finansiering af istandsættelse af liggesten ved Ovtrup kirke.

Finansieringsplanen ser herefter således ud:
Anlægsopsparing som beror i kirkekassen kr. 17.900
Menighedsrådets frie midler kr. 100.300
Bevilling af anlægspuljen kr. 375.400
Momsafløftning kr. 45.300

Projektet er sendt til Ribe Stift, og I kan først igangsætte arbejdet, når I har modtaget stiftsøvrighedens godkendelse.

Vejledning:

Vi gør opmærksom på, at det er menighedsrådets ansvar i samråd med jeres rådgiver at følge udgifterne, således at budgettet for projektet overholdes. Såfremt budgettet overskrides, skal arbejdet stoppes, indtil der er fundet en afklaring af den økonomiske situation.

For nærmere aftale om udbetaling fra anlægspuljen skal I kontakte provstikontoret.

Når arbejdet er afsluttet, skal regnskab for projektet fremsendes til provstiudvalgets behandling.

7 - Ølgod - Kirken

Menighedsrådet fremsender regnskab kr. 62.572,01 for afsluttet samarbejde vedrørende indvendig renovering af Ølgod kirke.

Provstiudvalget tager regnskabet til efterretning og udbetaler kr. 62.572,01 fra anlægspuljen.

Sagen er hermed afsluttet.

Bente Dalgas Kristiansen deltog ikke i punktet.

8 - Ølgod - Kirken

Menighedsrådet fremsender anmodning om ny bevilling af anlægspuljen på kr. 100.000 til forundersøgelse for indvendig renovering af Ølgod kirke.

Provstiudvalget bevilger op til kr. 100.000 af anlægspuljen til udarbejdelse af nyt projekt for indvendig renovering af Ølgod kirke.

For nærmere aftale om udbetaling fra anlægspuljen skal I kontakte provstikontoret.

Når arbejdet er afsluttet, skal regnskab for projektet fremsendes til provstiudvalgets behandling.

Bente Dalgas Kristiansen deltog ikke i punktet.

9 - Hodde - Kirken

Menighedsrådet fremsender nyt byggeregnskab på kr. 836.665,49 for nyt blytag på kirketårnets sydside, idet der i det tidligere fremsendte regnskab ikke var taget højde for udbetaling af kirke- og embedskapitaler på kr. 47.156,34.

Regnskabet udviser et overskud på kr. 110.490,85. Provstiudvalget har den 10.11.2022 bevilget kr. 477.600 af anlægspuljen til projektet.

Menighedsrådet har den 16.06.2022 modtaget tilsagn om kr. 461.250 fra kirkeistandsættelsesordningen. Beløbet kan først udbetales, når der foreligger et af revisoren godkendt regnskab.

Provstiudvalget tager regnskabet til efterretning.

Menighedsrådet skal snarest tilbagebetale overskydende beløb kr. 110.490,85 til anlægspuljen.

Indtil menighedsrådet modtager bevillingen på kr. 461.250 fra kirkeistandsættelsesordningen, vil beløbet være anført i anlægspuljen som et likviditetslån. Når menighedsrådet modtager beløbet, skal det umiddelbart herefter overføres til anlægspuljen til indfrielse af likviditetslånet.

Vi gør samtidig opmærksom på, at projektregnskabet skal følge kirkekassens regnskab som et biregnskab, i det år projektet er afsluttet

10 - Lunde - Præstegård

Menighedsrådene fremsender endeligt regnskab kr. 43.745 for ny garageport og loftslem ved Lunde præstegård.

Provstiudvalget har den 8.12.21 bevilget kr. 42.500 til projektet.

Menighedsrådene har anmodet om tillægsbevilling på kr. 1.245 til finansiering af restbeløbet.

Provstiudvalget tager regnskabet til efterretning og bevilger yderligere kr. 1.245 af anlægspuljen.

Vi gør samtidig opmærksom på, at projektregnskabet skal følge kirkekassens regnskab som et biregnskab, i det år projektet er afsluttet.

Thorkild Møller Christensen deltog ikke i punktet.

11 - Årre - Graverhus

Menighedsrådet fremsender anmodning om bevilling af kr. 42.500 til dækning af udgift til skitseforslag vedrørende den oprindelige plan for udvidelse af graverhus og mødelokale.

Provstiudvalget bevilger kr. 42.500 af anlægspuljen til skitseforslag vedrørende oprindelig plan for udvidelse af graverhus og mødelokale.

Vi gør opmærksom på, at der fremadrettet skal søges bevilling forud for at udgiften igangsættes og afholdes.

12 - Årre - Køb af fast ejendom

Menighedsrådet fremsender afsluttende regnskab på kr. 1.434.148,59 for køb af Tranbjergvej 5, Årre.

Menighedsrådet anmoder om bevilling af anlægspuljen på restbeløbet kr. 35.184,63.

Provstiudvalget har behandlet det afsluttende regnskab for køb af Tranbjergvej 5, Årre.

Udgifter jf. den fremsendte refusionsopgørelse kr. 13.267,31 er driftsudgifter, som skal finansieres indenfor driftsrammen.

Køb af ejendom og de dertil forbundne udgifter kan herefter opgøres til i alt kr. 1.420.881,28.

Manglende finansiering kr. 21.917,32 bevilges af anlægspuljen og udbetales til menighedsrådets konto.

13 - Årre - Tranbjergvej 5

Menighedsrådet fremsende anmodning om bevilling kr. 22.239,88 til driftsudgifter vedrørende Tranbjergvej 5, Årre i 2022.

Provstiudvalget har behandlet jeres ansøgning om kr. 22.239,88 til finansiering af driftsudgifter vedrørende Tranbjergvej 5, Årre.

Udgifter til drift af mandskabsfaciliteter bevilges via ligningen. Udgiften skal derfor finansieres inden for driftsrammen på formål 40 vedrørende kirkegården.

Provstiudvalget afslår derfor tillægsbevilling til det ansøgte formål.

14 - Horne - Kirken

Menighedsrådet fremsender anmodning om bevilling af kr. 65.000 af 5%-reserven til finansiering af reparation af orglet i Horne kirke.

Menighedsrådet har 180.000 i frie midler pr. 31.12.2022.

Arbejdet er udført i 2022 uden forudgående ansøgning.

Provstiudvalget afslår bevilling af 5%-reserven til finansiering af udgift vedrørende reparation af orglet i Horne kirke.

Vi må formode, at I her har taget stilling til at kunne magte udgiften inden for driftsrammen, inden arbejdet blev igangsat.

Der kan søges om midler af 5%-reserven til pludseligt opståede uforudsete udgifter, som der ikke kan findes finansiering til inden for driftsrammen eller af menighedsrådet frie midler.

Efter betaling af ovennævnte udgift har I fortsat kr. 180.000 i frie midler, hvilket må anses for at være tilstrækkeligt.

Det kan oplyses, at ansøgning om midler af 5%- reserven skal fremsendes inden arbejdet igangsættes.

15 - Horne - Kirkehuset

Menighedsrådet fremsender anmodning om bevilling af kr. 91.170,35 af 5%-reserven til finansiering af luft til vand varmepumpe i kirkehuset i Horne.

Menighedsrådet har 180.000 i frie midler pr. 31.12.2022.

Installationen er udført i 2022 uden forudgående ansøgning.

Provstiudvalget afslår bevilling af 5%-reserven til finansiering af udgift til ny luft til vand varmepumpe i kirkehuset ved Horne kirke.

Menighedsrådet har installeret nyt varmesystem i kirkehuset uden forudgående godkendelse af de kirkelige myndigheder, så vi må her formode, at I her har taget stilling til at kunne magte udgiften inden for driftsrammen, inden arbejdet blev igangsat.

Der kan søges om midler af 5%-reserven til pludseligt opståede uforudsete udgifter, som der ikke kan findes finansiering til inden for driftsrammen eller af menighedsrådet frie midler.

Efter betaling af ovennævnte udgift har I fortsat kr. 180.000 i frie midler, hvilket må anses for at være tilstrækkeligt.

Det kan oplyses, at ansøgning om midler af 5%- reserven skal fremsendes sammen med anmodning om godkendelse af projektet forud for at arbejdet igangsættes.

16 - Varde - Præsteboligen Vestervold 1

Menighedsrådet fremsender anmodning om bevilling på kr. 70.000 til at gøre præsteboligen Vestervold 1 indflytningsklar til ny præst.

Provstiudvalget bevilger op til kr. 70.000 af 5%- reserven til klargøring af præsteboligen Vestervold 1, Varde.

For udbetaling af midler af 5%-reserven skal der, når arbejdet er afsluttet, fremsendes regnskab bilagt dokumentation for de afholdte udgifter, og oplysning om menighedsrådets kontonummer, hvortil pengene ønskes overført.

Steen Lauritz Andersen deltog ikke i punktet.

17 - Thorstrup - Økonomi

Menighedsrådet fremsender ansøgning bevilling kr. 60.560 af 5%-reserven til dækning af merforbruget på el i 2022.

Merforbruget kan specificeres således:
kr. 24.770 i kirken
kr. 35.890 i præstegården

Provstiudvalget afslår bevilling af 5%-reserven til dækning af merforbrug på el i 2022, idet der pr. 31.12.2022 er frie midler i præstegården på kr. 56.700 og kr. 310.000 i kirkekassen.

18 - Ølgod - Økonomi

Menighedsrådet fremsende anmodning om bevilling af kr. 92.000 af 5%-reserven til dækning af merforbrug på el i 2022.

Provstiudvalget bevilger kr. 46.000 af 5%-reserven til dækning af merudgift til el i 2022 ud fra en samlet vurdering af Ølgod kirkekasses økonomi.

Bente Dalgas Christiansen deltog ikke i punktet.

19 - Ansager - Kirkegård

Menighedsrådet fremsender anmodning om fældning af risikotræer på kirkediget ved Ansager kirke.

Udgiften finansieres af frie midler.

Provstiudvalget har behandlet jeres anmodning om fældning af de gamle bøgetræer og ny beplantning på kirkediget mod vest og at udgiften finansieres af menighedsrådets frie midler.

Når det handler om beplantning på diget, er det stiftsøvrigheden, der har kompetencen til at godkende projektet.

Stiftet anbefaler, at I kontakter kirkegårdskonsulenten for forslag til fældning og genplantning på kirkediget, da det er vigtigt, at diget ikke bliver beskadiget i forbindelse med fjernelse af rødder med videre.

Det endelige projekt for fældning og genplantning skal I fremsende til behandling via byggesagssystemet.

20 - Formandsmøde

Planlægning af formandsmøde den 8. juni 2023.

Det undersøges om formandsmødet kan afholdes i Aal Sognehus.

Formand og kirkeværge inviteres til mødet eller anden person ved forfald.  

Dagsorden:

Velkommen v/Lise Hindsholm

Udvalget for ansættelse af bygge- og anlægsrådgiver fremlægge det endelige forslag inkl. vedtægt for samarbejde.

Drøftelse af forslag til anvendelse af den særlige pulje v/Lise Hindsholm

Aftale om målsætning for den grønne omstilling v/Lise Hindsholm

Ordet er frit.

21 - Ekskursion

Planlægning af ekskursion den 16. juni 2023.

Planlægning af ekskursion den 16. juni kl. 14.00:

Ølgod kirkegård - Bente står for kaffe

Thorstrup kirke

Alslev præstegård - Irene

Von Lügenhals, Varde

23 - Aal - Børsmose kirke

Ribe Stift fremsender afgørelse vedrørende udskiftning af klokkestol i Børsmose kirke.

Ingen bemærkninger.