Der er indsat ny punkt 14: Ølgod-Bejsnap kirke Tidliger punkt 14: Eventuelt er rykket til punkt 15.

Dagsorden godkendt.

2 - Revision

Møde med PWC om revision af de kirkelige kasser i Varde Provsti.

Se vedlagte dagsorden.

Revisoren orienterede om punkt 1., 2. og 3. på dagsordenen. Det ser generelt fint ud. Revisoren følger op på bemærkningerne fra regnskab 2021 i forbindelse med revision af regnskab 2022.

Fokusområder 2023:
Efterlevelse af den nye bogføringslov.
Registrering af afholdt ferie for funktionærer og tjenestemænd.

Eventuelt:
Det er vigtigt, at materialelister m.v. vedrørende årsafslutning udsendes først i januar. Det gælder både til menighedsråd og provstier.

3 - Budget 2024

Provstiet har indhentet oplysninger fra præster og menighedsråd om antal enheder i 2022 til brug i vores budgetfordelingsmodel.

Der skal træffes beslutning om, hvordan forskydningerne, som jf. vedlagte skema giver en merudgift på i alt kr. 143.175, skal håndteres i de foreløbige rammer. Der er indregnet 150 m2 til nyt sognehus i Skovlund. Hertil kommer driftsudgift til det nye sognehus i Varde, og evt. ansættelse af bygge- og anlægsrådgiver.

Dagsorden til budgetsamråd - udkast vedlagt.

Genforhandling af præstegårdsbudgetterne.

Vedligeholdelsesplaner for bygninger.

Der arrangeres møde med Varde Menighedsråd for en aftale om håndtering af budgettildeling, husleje m.v. i det nye sognehus.

De foreløbige rammer tilrettes i henhold til pris pr. enhed i 2023.

Ældreplejepræstens stilling evalueres i vinteren 2023/2024. Ved det indledende budgetsamråd i 2024 besluttes det, om stillingen skal forlænges.

Der foretages genforhandling af præstegårdsbudgetterne i juni måned 2023. Møderne afholdes den 2., 9. og 16. juni kl. 8.00. Der afsættes 50 minutter pr. kasse. Den 16. skal der kun være 2 kasser. Det PU-medlem, som har ansvaret for kassen, skal deltage i mødet.

Det overvejes om vedligeholdelsesplaner skal være en opgave for en eventuel bygge- og anlægsrådgiver.

4 - Seminardag om grøn omstilling

Evaluering af seminardag om grøn omstilling.

Planlægning af opfølgning.

Det grønne udvalg arrangerer møde med Varde Kommunes repræsentanter for opfølgning på seminardagen.

Udvalget kommer med oplæg til det videre forløb og opfølgning.

5 - Provstiudvalgskassen

Udkast til regnskab 2022 for provstiudvalgskassen.
Udkast til resultatdisponering.
5%-reserven pr. 31.12.2022
Budget, formål pr. 31.12.2022

Udkast tilrettes.
Der afsættes 200.000 til personaleskifte.

Det endelige regnskab udarbejdes til næste møde.

6 - Ølgod - kirkegård

Menighedsrådet fremsender anmodning om godkendelse af kirkegårdsvedtægt for Ølgod kirkegård godkendt af menighedsrådet den 10.01.2023.

Provstiudvalget har behandlet den fremsendte kirkegårdsvedtægt for Ølgod Sogn, underskrevet af menighedsrådet 10. januar 2023.

Provstiudvalget kan ikke godkende vedtægten.

Menighedsrådet skal foretage rettelser i følgende §§:

§ 4: Her mangler angivelse af måleenhed

§ 5: Her mangler angivelse af måleenhed

§ 7: Det er for vanskeligt for udenforstående dels at finde udviklingsplanen på www.oelgodkirke.dk , dels at finde noget om hække i udviklingsplanen. Skriv noget helt generelt som f.eks.: ’Gravstederne omkranses med levende hække med mindre andet fremgår af bestemmelserne i §8’.

§ 8: Nr. 2 – C og D: Et ’og’ svæver i det uvisse. Skriv hellere: ’Kommende urneafdeling, som derfor er lukket for nye begravelser’ Nr. 3 – H og I: parkpræg skrives i ét ord
Nr. 5 – M: her mangler angivelse af måleenhed ved størrelsen af plænesten. Endvidere er der en klodset formulering (Der må ikke stilles yderligere blomster og buketter…) – skriv hellere: ’Der må kun stilles blomster i vasen/vaserne. Yderligere blomster og pynt flyttes til mindestenen i forbindelse med græsslåning.’
Nr. 7 – N 2: Gravmindet skal være opretstående. Mangler der en angivelse af størrelse her?
Nr. 8 – O: Naturgravsteder skrives i ét ord. Ordene rettes i det følgende: ’Tekst på gravminderne må ikke være påsat, men skal være indgraveret/hugget/malet.’

§ 16, stk. 1: Det sidste -s i provstiudvalgets slettes (det er ikke provstiudvalgets reguleringsplan, men planen er godkendt af provstiudvalget). Stk. 3: Er et år ikke meget lang tid at give gravstedsejeren til at fjerne planter og gravminder fra gravstedet? Hvis man gerne vil bruge gravstedet igen, vil det da være rart at få det ryddet?

§ 19: Ved erhvervelse af urnegravsted i staudebed, afdeling N2 – i § 8 hedder denne afdeling N2, så det bør den også hedde her. Tilsvarende bør man måske kalde den øvrige del af afdeling N for N1.

§ 21: hjemmesiden www.kirkegaardskvalitet.dk eksisterer ikke. Slet omtalen af kvalitetsbeskrivelser – det er alligevel for teknisk at have med i en kirkegårdsvedtægt. ’Sømmelig stand’ er en udmærket rettesnor.

§ 22: Komma indsættes: Kirkegården hæfter ikke for skader på gravminder, beplantning eller andet…

§ 23: ’…som kan ses på kirkens hjemmeside.’ Her indsættes link (med sti): www.oelgodkirke.dk/livets- begivenheder/begravelse

Provstiudvalget imødeser modtagelse af ny tilrettet kirkegårdsvedtæft for Ølgod kirkegård.

Bente Dalgas Kristiansen deltog ikke i punktet.

7 - Horne - Kirken

Menighedsrådet fremsender projekt, budget kr. 3.750.000, finansieringsplan og aftale om teknisk rådgivning og bistand vedrørende indvendig renovering af Horne kirke.

Menighedsrådet anmoder om bevilling af anlægspuljen kr. 3.500.000 i 2024, og om at restbeløbet kr. 250.000 finansieres af menighedsrådets frie midler.

Provstiudvalget ønsker et møde med menighedsrådet for drøftelse af det fremsendte projektet.

Mødet afventer Nationalmuseets rapport.

Menighedsrådet bedes tage kontakt til provstiet, når rapporten foreligger.

8 - Fåborg - mandskabshus

Menighedsrådet fremsender anmodning om godkendelse af projekt, budget kr. 36.875 og finansieringsplan for udskiftning af vinduer og dør i graverbygningen ved Fåborg kirke.

Menighedsrådet anmoder Ribe Stift om frigivelse af kirke- og embedskapitaler til finansiering af projektet.

Sagen er fremsendt til udtalelse hos bygningskonsulent Kjeld Pedersen.

Sagen har været fremsendt til udtalelse hos bygningskonsulent Kjeld Pedersen. Kopi af udtalelse vedlægges.

Afgørelse:

Provstiudvalget godkender projekt, budget kr. 36.875 og finansieringsplan for udskiftning af vinduer og dør i graverbygningen ved Fåborg kirke.

Jeres anmodning om frigivelse af kirke- og embedskapitaler til finansiering af projektet er videresendt til Ribe Stift. Arbejdet kan først igangsættes, når I har modtaget meddelelse fra Ribe Stift om frigivelse af beløbet.

Vejledning:

Når arbejdet er afsluttet, skal regnskab for projektet fremsendes til provstiudvalgets behandling.

9 - Fåborg - præstegård

Menighedsrådet fremsender spørgsmål om, hvorvidt de bør foretage bindende tilmelding af Fåborg præstegård til fjernvarmeanlæg.

Provstiudvalget er ikke indstillet på at bevilge midler til etablering af fjernvarme i Fåborg præstegård, da I har besluttet at afhænde boligen.

Vi mener, at det er bedre, at en ny ejer er frit stillet i valg af opvarmningskilde.

10 - Nr. Nebel - Lydum - kirken Lydum

Menighedsrådet fremsender afsluttende regnskab kr. 201.479,73 for istandsættelse af murankre m.v. ved Lydum kirke.

Provstiudvalget har den 01.07.2022 godkendt en samlet budgetramme kr. 258.281, frigivet indestående på anlægsopsparing kr. 221.000 og godkendt at restbeløbet kr. 37.281 finansieres af frie midler.

Der mangler referat i underskrevet stand

Referat er modtaget.

Provstiudvalget tager regnskabet til efterretning og frigiver kr. 201.479,73 af anlægsopsparing. Restbeløbet på anlægsopsparingen kan søges fri til kommende anlægsprojekter.

Vi gør opmærksom på, at projektregnskabet skal følge kirkekassens regnskab som et biregnskab, i det år hvor projektet er afsluttet.

11 - Hodde - kirken

Menighedsrådet fremsender afsluttende regnskab kr. 836.665,49 for nyt blytag på tårnets sydside m.v. Regnskabet udviser et overskud på kr. 63.334,51.

Provstiudvalget har den 10.11.2022 bevilget kr. 477.600 af anlægspuljen til projektet.

Menighedsrådet har den 16.06.2022 modtaget tilsagn om kr. 461.250 fra kirkeistandsættelsesordningen. Beløbet kan først udbetales, når der foreligger et af revisoren godkendt regnskab

Provstiudvalget tager regnskabet til efterretning.

Menighedsrådet skal snarest tilbagebetale det overskydende beløb kr. 63.334,51 til anlægspuljen.

Indtil menighedsrådet modtager bevillingen på kr. 461.250 fra kirkeistandsættelsesordningen, vil beløbet være anført i anlægspuljen som et likviditetslån. Når menighedsrådet modtager beløbet, skal det umiddelbart herefter overføres til anlægspuljen til indfrielse af likviditetslånet.

Vi gør samtidig opmærksom på, at projektregnskabet skal følge kirkekassens regnskab som et biregnskab, i det år projektet er afsluttet.

12 - Hodde - kirken

Menighedsrådet fremsender anmodning om bevilling kr. 39.950 til finansiering af behandling af borebilleangreb i kirkens orgel.

Afgørelse:
Provstiudvalget bevilger op til kr. 39.950 af 5%- reserven til behandling af borebiller i Hodde kirkes orgel.

Vejledning: For udbetaling af midler af 5%-reserven skal der, når arbejdet er afsluttet, fremsendes regnskab bilagt dokumentation for de afholdte udgifter, og oplysning om menighedsrådets kontonummer, hvortil pengene ønskes overført.

13 - Billum - Forpagtningskontrakt

Menighedsrådet fremsender forpagtningskontrakt med Østergård I/S for perioden 01.01.2023 - 31.12.2023.

Der er indhentet konsulentudtalelse fra Morten Haahr Jensen, Seges.

Der mangler referat i underskrevet stand.

Referat er modtaget.

Godkendt.

Lise Hindsholm og Anne Mette Wind Gundesen deltog ikke i punktet.

14 - Ølgod - Bejsnap kirke

Menighedsrådet fremsender meddelelse om licitationsresultatet kr. 895.000 vedrørende til istandsættelse af tagrytter på Bejsnap kirke og anmoder om tillægsbevilling af anlægspuljen på kr. 150.000.

Provstiudvalget har den 26.08.2021 bevilget kr. 745.000 til istandsættelse af tagrytter og etablering af adgangsvej til loftsrummet.

Etablering af adgangsvej til loftsrummet er udtaget af projektet og ikke indeholdt i licitationsresultatet.

Afgørelse:

Provstiudvalget tager det fremsendte licitationsresultat til efterretning og bevilger yderligere kr. 150.000 til projektet, en samlet budget på i alt op til kr. 895.000.

Vejledning:
Vi gør opmærksom på, at det er menighedsrådets ansvar i samråd med arkitekten at følge udgifterne, således at budgettet for projektet overholdes. Såfremt budgettet overskrides, skal arbejdet stoppes, indtil der er fundet en afklaring af den økonomiske situation.

For nærmere aftale om udbetaling fra anlægspuljen skal I kontakte provstikontoret.

Når arbejdet er afsluttet, skal regnskab for projektet fremsendes til provstiudvalgets behandling.

Bente Dalgas Kristiansen deltog ikke i punktet.

Thorkild Møller Christensen er mødeleder den 14.03.2023.

Der arrangeres provstiseminar den 27. oktober 2023 kl. 9.00 - 15.00.